ИТАН: Подсистема «Управление договорами»

Подсистема «ИТАН: Управление договорами» предназначена для управления входящими и исходящими внешними договорами предприятия: планирования договоров, учета договоров и их выполнения. Автоматизация управления договорами с помощью этой подсистемы обеспечивает контроль по нескольким критериям: по бюджету, срокам, обязательствам, платежам. Управление договорами – программа, которая позволит облегчить работу современного предприятия.

Основные поля договора

• Общие сведения о договоре: номер внутренний, дата, внешний номер договора.
• Контрагент.
• Предмет договора.
• Условия оплаты и поставки.
• Сроки действия договора (в том числе, изменяемые дополнительными соглашениями).
• Статус договора: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.
• Центр ответственности (подразделение).
• Ссылка на директорию с договором.
• Таблица с указанием планируемых сроков, сумм оплат и начислений по договору.
• Раздел «Документы» с перечнем документов и датой их фактического предоставления.

Возможности подсистемы «Управление договорами»

• Проверка на бюджетные лимиты БДДС каждого договора.
• Формирование графиков оплаты (регистрация в платежном календаре) в соответствии с условиями договора.
• Формирование заявок на платежи из строк оплат договора.
• Номенклатурная спецификация договора.
• автоматизация управления договорами – это контроль сроков исполнения договора, в виде отчетности и напоминаний.
• Отбор и сортировка по реквизитам журнала договоров.
• Формирование позиций оплат по начислениям, и наоборот.

Отчетность по Договорам

• Формирование реестра договоров по различным параметрам договора (статус, сумма, аналитика)
• Получение истории договорной деятельности по договору, доп. соглашениям (по версиям договора и соглашений).
• Анализ исполнения статей бюджета по договорам и соглашениям. Расшифровка бюджета.
• План-факт обязательств по договорам (начисления, оплаты, задолженность).
• Осуществляя управление договорами, программа выполняет анализ доходов и расходов по договорам.

Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами»

Данный справочник определяет используемые виды аналитических признаков подсистемы «ИТАН: Управление договорами», программа использует 8 системных признаков (контрагент, проект, ЦФО и т.п.) и 12 произвольных (направление деятельности, куратор договора и т.п.).

Рисунок 2. Справочник «Виды аналитик договоров»

Рисунок 3. Справочник «Виды аналитик договоров»

Выполняя управление договорами, программа может назначать возможные статусы документа «Часть договора». Например: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.

Рисунок 4. Справочник «Состояние договоров»

Виду договора соответствует аналитическое обеспечение, который определяет предмет обмена между сторонами договора (обязательства – деньги; деньги – товар; деньги – деньги и т.д.).

Рисунок 5. Справочник «Виды договоров»

Документ «Договор» определяется видом договора. Состоит из частей договора, первая из которых основная, описывает главную часть договора, и его условия.

Рисунок 6. Документ «Договор»

Рисунок 7. Документ «Договор»

Также программа «Управление договорами» содержит документ «Часть договора» регистрирует основные условия договора: аналитику договора, сумму, сроки, предмет договора, пункты договора, и ссылку на внешние файлы с договором.

Рисунок 8. Документ «Часть договора»

Рисунок 9. Документ «Часть договора»

Справочник, подчиненный документу «Часть договора», определяющий сроки начала, предметную и финансовую характеристику, в виде набора позиций.

Рисунок 10. Справочник «Пункты договора»

Подчинен «Пункту договора». Определяется в зависимости от предмета договора. Набор позиций представлен в виде спецификации. Спецификация - набирается автоматически позициями договора одного вида. Для позиции пункта договора в объектах учетной системы определяется ее аналитика, например: номенклатура, Статья, ЦР и ЦО.

Рисунок 11. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 12. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 13. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 14. Справочник «Позиции договора»

Регистр хранит актуальные данные о позициях договора, и используется для построения различной отчетности.

Рисунок 15. Регистр «Данные договора»

После настройки регистрации документов «ИТАН: Управление договорами» в подсистеме «ИТАН: Управление денежными средствами» по каждому документу «Часть договор» создается документ «Платежный ордер», который регистрирует плановые оплаты и фактические платежи для построения платежного календаря, и планирования платежей на предприятии.

Рисунок 16. Регистрация данных договоров в платежном календаре

Рисунок 17. Отчет «Платежный календарь» с учетом договоров

По сформированным данным на основании договоров можно построить отчет об исполнение бюджета ДС.

Рисунок 18. Отчет «Исполнение бюджета ДС» с учетом договоров

Отчет реестр договоров показывает общую картину по всем договорам. Позволяет анализировать структуру договорных отношений предприятия, по аналитике, статусам, срокам, сумме и бюджету.

Рисунок 19. Отчет «Реестр договоров»

Автоматизация управления договорами позволяет формировать эти отчеты, чтобы анализировать план-факт исполнения договоров по обязательствам организации и обязательствам контрагента.

Рисунок 20. Отчет «Исполнение договоров»

Отчет «Графики договоров» наглядно показывает календарные графики по всем позициям и аналитикам договоров.

Рисунок 21. Отчет «Графики договоров»