Создание единого учетного пространства при ведении управленческого учета

Чтобы принимать верные, а главное, действенные управленческие решения, руководители бизнеса должны четко видеть его финансовую сторону. Помочь в этом может управленческий учет. Программа 1С обладает всем необходимым функционалом, чтобы предоставить возможность сформировать экономическую модель, понимаемую всеми топ-менеджерами компании, в которой были бы объединенные бюджеты, производственные планы, прогнозы, ресурсы, продажи и множество других полезных для работы и эффективного руководства предприятием данных.

Для этого необходимо сформировать общекорпоративные правила, создав единое учетное пространство, что и позволит программа 1С. Управленческий учет, производимый с помощью инструментов современного программного обеспечения, будет точным, с минимумом ошибок, обусловленных негативным влиянием человеческого фактора, и других возможных рисков.

Все и сразу

До внедрения системы управленческого учета во многих организациях бюджеты могут формироваться в одном программном продукте, прогнозы – в другом, а документооборот – в третьем. При этом некоторые подразделения могут дополнительно пользоваться еще и другими решениями и не забывать о старых добрых таблицах Excel. Такая разнородность создает проблемы при попытках организации единого управленческого учета с помощью программы 1С, которым могли бы пользоваться все руководители предприятия.

Решить проблему способен программно-методический комплекс «ИТАН: Управленческий баланс», содержащий в себе набор всех инструментов, необходимых для грамотного управления корпоративными финансами. Применение данной универсальной системы, созданной на основе потребностей как российского, так и иностранного бизнеса, помогает выполнять планирование хозяйственной деятельности компании на различные временные периоды, полностью контролировать все бизнес-процессы, принимать стратегически правильные решения и действенно автоматизировать на предприятии финансовое управление.

Преимущества автоматизации управленческого учета с программным продуктом от ИТАН

При использовании множества различных программ, например, для получения отчета об исполнении бюджета, в котором бы содержались:

• план,
• факт,
• ожидания,
• прогноз,

нужно использовать информацию не только факта и плана, но и аналитическую часть с оценкой производственных планов, обязательств по договорам, предполагаемым расходам и т.п.

Чтобы собрать все данные, нужно сформировать исполнение бюджета – план-фактный прогноз. Для этого потеряется задать общие правила. Этот процесс состоит из нескольких этапов.

1. Согласование аналитик исполнения бюджетов – сквозных базовых справочников. Как правило, при реализации реальных проектов практикуется применение различных аналитик управленческого учета. В частности, это могут быть статьи учета и центров финансовой ответственности. В системе бюджетирования, бухгалтерском учете и CRM могут использоваться собственные независимые справочники. Их потребуется совместить: собрать вместе соответствующие пункты расходов и продаж, прогнозные, плановые и фактические показатели и сформировать их для всех подразделений по отдельности. До начала этого процесса нужно зафиксировать т.н. «сквозные аналитики». Помимо структуры ЦФО и управленческого плана счетов, разрешается задействовать и дополнительные аналитические разрезы. После определения статей и центров финансовой ответственности, для каждой из записей нужно присвоить ее собственный код. Затем можно приступать к заданию правил, регламентирующих, как данные из первичных систем должны быть преобразованы в виде учетных аналитик. При ведении управленческого учета в программе 1С ЦФО и управленческая статья определяется сочетанием бухгалтерского учета и субконто.
2. Создание таблиц транзакций – первичных операций, в которых содержится расшифровка всех показателей отчета исполнения бюджета. В нем представлены сводные показатели, собранные из большого числа первичных операций. Например, руководитель может заинтересоваться суммой прочих продаж: из нее нужно будет понять, что именно и для чего было продано. На как понять данную сумму? Применять обратное правило? Это не всегда реально, особенно при ручной обработке данных и модификациях правил изменений первичных данных. Поэтому намного проще разбить этот процесс на несколько стадий. Сначала нужно выделить транзакции, нужные для ведения управленческого учета (в программе 1С, как правило, предусмотрено применение правила на базе корреспонденции бухгалтерских счетов). Затем нужно скопировать полученные транзакции в новую таблицу. Далее применить правила их преобразования в аналитики уже управленческого учета и отдельно разобрать те случаи, которые не относятся к общим правилам, а также обратить внимание на расхождение данных в бухгалтерии и управленческом учете. Следующим шагом должно стать формирование транзакции для управленческого учета и связок с разобранными проводками.

Также можно делать и при работе с данными бюджета и системы CRM. Еще не следует забывать и о том, что при оценке ожиданий зачастую используется как группировка первичных данных, так и приемы аналитики. При розничных продажах товаров, представленных в большом ассортименте, можно пользоваться статистическими методами. При равномерном распределении продаж их предполагаемую сумму можно выводить на основании данных за более ранний период.

3. Фиксирование алгоритма создания отчета по данным таблицы транзакций. Сначала необходимо загрузить первичную информацию из систем 1С и CRM и преобразовать ее в сквозную аналитику. Затем сформировать транзакции плана, бюджета и факта и рассчитать прогнозы. Далее можно приступать к составлению отчета, где бюджету будет соответствовать сумма транзакций плана, прогнозу – ожидания и аналитические расчеты, факту – осуществленные операции. Так будет формализовано создание главной рабочей формы, что обеспечит корректные расчеты и расшифровку вплоть до первичного показателя.

Как облегчить формирование учетного пространства

Исполнение бюджета должно обновляться каждый день, чтобы утром быть представленным руководителям предприятия, включая как генерального директора, так и глав отдельных подразделений. Формирование отчетности вручную отнимает очень много времени и часто приводит к опечаткам, искажению данных и ошибкам. К тому же такой подход вызывает серьезные затруднения при отслеживании ежедневных изменений. Также это вызывает сложности и при необходимости работы с данными коллег.

Выходом станет внедрение современной системы учета. Программное решение «ИТАН: Управленческий баланс» поможет связать воедино разные источники данных и эффективно автоматизировать процессы учета, что позволит руководителям компании оперативно принимать грамотные и взвешенные решения.