Система бюджетирования

Бюджетирование - производственно-финансовое планирование бизнес-деятельности организации с помощью формирования ее общего бюджета и бюджетов ее подразделений. Внедрение систем бюджетирования обеспечивает выявление их финансовых расходов и результатов.

Внедрение системы бюджетирования открывает перед компанией новые перспективы для повышения доходов и ускорения развития, что наглядно демонстрирует эффективность её функционирования.

Основные цели и задачи, стоящие перед системой бюджетирования на предприятии, включают:

• Рост финансовых результатов;
• Эффективное управление ресурсами;
• Обеспечение повышения управляемости;
• Формирование базы данных для принятия управленческих решений;
• Увеличение эффективности расходов и капиталовложений (в области их влияния на понижение себестоимости продукции, производительность труда, рост объема продаж и т.п.)

Почему не все компании используют бюджетирование?

Внедрение систем бюджетирования не выполняют по нескольким причинам:

• Непонимания важности бюджетирования и назначения бюджетного планирования;
• Незнание того, с помощью каких средств автоматизации и информационных систем возможно внедрение;
• Нежелании расходовать средства и время на внедрение и освоение;
• Противодействие внедрению системы бюджетирования со стороны персонала и руководства подразделений и служб, которые должны будут участвовать в планировании бюджета и решении поставленных задач.

Как можно устранить перечисленные проблемы?

Для устранения этих проблем и внедрения системы бюджетирования достаточно потратить немного времени на поиск информации в интернете или проконсультироваться с ИТ-разработчиками, специализирующимися на внедрении систем бюджетирования в компаниях. 

Эксперты разъяснят, что представляет собой данная система и зачем она нужна, проведут её внедрение, а также помогут оптимизировать бизнес-процессы управления и принятия финансовых решений, необходимых для успешного внедрения. 

При необходимости интегратор системы также окажет помощь в корректировке структуры организации для повышения её эффективности в рамках процедуры внедрения бюджетирования.

Если организация не готова тратить ресурсы на внедрение и освоение системы бюджетирования самостоятельно или с привлечением внешних специалистов, необходимо тщательно оценить преимущества, которые принесет этот проект. Как правило, полученная информация убеждает руководство в необходимости и важности внедрения и автоматизации бюджетирования.

Если сотрудники сопротивляются нововведениям, эту проблему следует решать на уровне топ-менеджмента. Их заинтересованность играет ключевую роль в успешном внедрении автоматизированной системы. После внедрения бюджетирования на предприятии появляется дополнительная работа по планированию, за которую будут отвечать сотрудники, отвечающие за бюджет. Их может пугать возросшая ответственность за выполнение планов.

Если на предприятии нет системы бюджетирования, процессы выполнения даже краткосрочных планов остаются непрозрачными. Это позволяет недобросовестным сотрудникам перекладывать вину за невыполнение плана на другие отделы, коллег или службы. Такое положение дел препятствует внедрению системы бюджетирования. Кроме того, специалисты могут опасаться усложнения своей работы без видимого повышения эффективности, что также препятствует внедрению системы.

Что нужно сделать, чтоб система бюджетирования была внедрена?

Внедрение системы бюджетирования — это не просто установка программного обеспечения. Это длительный и сложный процесс, включающий создание механизмов для планирования, прогнозирования и контроля финансовой деятельности организации, а также реализацию этих планов в масштабах всей компании.

В этом процессе должны участвовать не только руководители, которые заинтересованы в развитии компании и результатах её работы, но и сотрудники, которые будут составлять планы по статьям бюджетов для различных отделов, подразделений или проектов. Именно они будут непосредственно использовать новую систему бюджетирования в своей работе.

Для каждой компании процесс формирования бизнес-процессов финансового планирования уникален. Он зависит от специфики деятельности и особенностей работы организации. Однако существуют общие рекомендации, понятия и инструменты, которые помогают стандартизировать эти процессы и достичь наилучших результатов. Поэтому компания, которая реализует проект внедрения, должна тщательно изучить и понять специфику деятельности автоматизируемого предприятия.

Функции бюджетирования и финансового анализа

1. Финансовое планирование. Формирование планов и прогнозов на определенные периоды;
2. Аналитическая функция
• Формирование бизнес-идеи с постановкой целей;
• Разработка стратегии предприятия;
• Анализ операционных альтернатив.
3. Финансовый контроль
• Определение слабых и сильных сторон бизнес-деятельности;
• Сопоставление поставленных в прошлом задач и их результатов.
4. Финансовый учет. Анализ произведенных действий и на его основе построение стратегии и планирование;
5. Координационная функция. Согласование блоков оперативного планирования;
6. Коммуникационная функция
• Согласование планов различных подразделений организации;
• Закрепление зон ответственности исполнителей.
7. Мотивационная функция
• Принятие сотрудниками составленного плана;
• Ясность поставленных целей;
• Поощрение за выполнение и наказание за срыв плана.

Что такое автоматизированная система бюджетирования

Это финансовая модель, разработанная для конкретной организации. Она объединяет различные виды бюджетов и представляет их в электронном виде. Модель облегчает планирование финансовых потоков для всех центров финансовой ответственности (ЦФО), а также позволяет сравнивать их с реальными результатами бизнес-деятельности. Кроме того, она полезна для анализа отклонений, помогая оценить их влияние на финансовую стабильность и потенциальные выгоды.

При внедрении бюджетирования создается автоматизированная система. В этом процессе обязательно участвуют руководитель финансовой службы и сотрудники, ответственные за составление бюджетов и контроль их исполнения.

Для использования модели необходимы данные из других учетных систем компании, поэтому она должна включать:

• Систему бюджетов;
• Инструменты, позволяющие с ней работать;
• Средства, нужные для организации совместной работы над документами;
• Средства импорта информации из других систем учета.

Выбор интегратора

Бюджетирование играет ключевую роль при внедрении автоматизированных систем на многих отечественных предприятиях. Топ-менеджмент осознает важность эффективного управления денежными потоками, что делает этот процесс особенно значимым.

В связи с этим выбор специализированного программного обеспечения становится задачей первостепенной важности. Хотя многие российские интеграторы и разработчики заявляют о значительных экономических выгодах и рыночных преимуществах, которые их продукты принесли клиентам, не всегда эти утверждения соответствуют реальности.

Судьба разработчиков и интеграторов, переоценивших свои возможности, зачастую оказывается печальной: после первых же неудач они исчезают с рынка, и, как правило, навсегда. Поэтому при выборе программного обеспечения и исполнителя для его внедрения, заказчики должны обращать внимание на компании, которые уже доказали свою способность успешно справляться с подобными задачами.

Это означает, что при выборе интегратора автоматизированной системы необходимо учитывать его опыт в реализации проектов, эффективность его решений на базе стандартных программных продуктов, индивидуальный подход к клиентам и положительные отзывы от предыдущих заказчиков.

Основные требования к автоматизированной системе бюджетирования

1. Функциональные требования:
• Многовариантное измерение бюджетов;
• Наличие средств для расчета, консолидации и распределения данных;
• Иерархическая организация параметров измерения бюджетов;
• Возможность контроля над тем, что вносимые данные верны;
• Контроль регламентов;
• Создание отчетных документов;
• Функция контроля исполнения бюджета.
2. Технические требования:
• Несложная интеграция с уже имеющимися системами учета;
• Возможность формирования единой базы данных;
• Надежная защита данных;
• Функции гибкой настройки в зависимости от потребностей организации;
• Присутствие многопользовательского режима.

Подсистема «Бюджетирование», входящая в состав программно-методического комплекса «ИТАН: Управленческий баланс», полностью соответствует всем необходимым требованиям. Это подтверждается её успешным внедрением в различных организациях. Проведение автоматизации бюджетирования – это точный учет, правильное планирование и постоянный контроль над движением денежных потоков, а значит, возможность роста доходов и укрепления позиций предприятия на рынке.

Преимущества подсистемы для постановки бюджетирования:

• Работа с операционным, функциональным и финансовым бюджетом;
• Возможность формирования финансовой модели, отражающей плановый период;
• Создание актуальных отчетных документов;
• Увеличение скорости реализации стратегических бизнес- целей;
• Эффективное управление финансами компании в целом.

Казалось бы, причем тут наш продукт? Дело в том, что..

Конфигурация «ИТАН: Управленческий баланс» выгодно отличается от аналогов тем, что для её внедрения не нужно вносить изменений в программный код. Благодаря гибкой настройке можно разработать эффективную модель бюджетного управления, которая полностью соответствует потребностям бизнеса заказчика.

Положительный эффект от постановки бюджетирования с программным продуктом «ИТАН: Управленческий баланс»:

• Надежное управление финансовыми средствами компании по всем направлениям бизнес-деятельности;
• Возможность формирования финансовой модели предприятия на конкретный плановый период;
• Оперативно создаваемые, показывающие реальную ситуацию в компании отчетные документы, в том числе прогнозный баланс, анализ эффективности центра учета;
• Операционные, функциональные и финансовые бюджеты, распределённые по структуре ЦФО;
• Повышение возможности реализации стратегически важных бизнес-задач и целей, укрепление позиции на рынке.

Внедрение системы «ИТАН: Управленческий баланс» повышает прозрачность и эффективность бизнеса, помогает руководителям принимать своевременные управленческие решения.

Система позволяет:

• Снизить затраты на подготовку информации о финансовом состоянии предприятия;
• Оперативно предоставлять данные о состоянии активов и пассивов предприятия;
• Управлять и контролировать затраты;
• Получать прозрачную и понятную управленческую отчетность в нужном формате;
• Получать консолидированную информацию о состоянии холдинга;
• Автоматизировать бюджетирование деятельности компании;
• Упростить контроль исполнения бюджета.