Любое мероприятие, организуемое в рамках предприятия, требует ответственного планирования бюджета.
Бюджетирование мероприятия требует четкого понимания всех статей расходов и доходов, при этом мероприятия могут отличаться в зависимости от того, будет ли у них бюджет на подготовку и проведение, либо бюджета нет или он критично ограничен.
При расчете бюджета мероприятия важно предварительно оценить и спланировать цель и формат мероприятия, число участников, доступные границы бюджета, составить смету расходов с согласованием ее у руководящего состава.
Содержание планирования бюджета мероприятия
- Расходы на рекламу;
- Аренда помещения и технического оборудования;
- Видеозапись и трансляция;
- Обеды, кофе-брейки, трансфер для участников;
- Налоги и бухгалтерия;
- Расходные материалы и др.

Основные виды планирования:
- Нулевое планирование бюджета:
- Начинается с нуля, где каждая статья расходов обосновывается отдельно. Это помогает избежать ненужных затрат.
- Историческое планирование бюджета:
- Основывается на предыдущих мероприятиях. Используются данные о прошлых расходах для прогнозирования будущих.
- Процентное планирование бюджета:
- Определяет бюджет как процент от ожидаемых доходов или общего бюджета организации. Это полезно для мероприятий, которые имеют четкие финансовые цели.
- Гибкое планирование бюджета:
- Позволяет вносить изменения в бюджет в процессе подготовки мероприятия, что помогает адаптироваться к изменяющимся условиям.
Процесс планирования доходов включает в себя несколько ключевых этапов:
- Сбор и анализ данных:
- Необходимо изучить исторические показатели продаж, выявить сезонные колебания и тенденции.
- Постановка целей:
- На этом этапе определяются как краткосрочные, так и долгосрочные задачи по увеличению доходов. Учитываются внутренние и внешние факторы, которые могут повлиять на достижение целей.
- Разработка стратегии:
- Создаются стратегии для достижения поставленных целей, включая маркетинговые и продажные активности. Проводится анализ целевой аудитории и конкурентов.
- Формирование бюджета:
- Определяются необходимые ресурсы для достижения доходов. Устанавливаются контрольные точки для отслеживания выполнения плана.
- Мониторинг и корректировка:
- Регулярно сравнивайте фактические результаты с запланированными.
- На основе анализа эффективности внесите изменения в стратегии и планы.
- Определите приоритеты
- Сначала выделите основные компоненты мероприятия, которые являются критически важными. Сосредоточьтесь на них и считайте остальные элементы второстепенными.
- Выбор места проведения
- Ищите доступные площадки или альтернатива, такие как открытые пространства или местные сообщества, которые могут предоставлять аренду по более низкой цене.
- Сравнение цен
- Не стесняйтесь запрашивать предложения от нескольких поставщиков и сравнивать цены на услуги, такие как кейтеринг, декор и техническое оборудование.
- Оптимизация количества участников
- Сокращение количества участников может значительно снизить затраты. Определите целевую аудиторию и приглашайте только тех, кто действительно интересуется мероприятием.
- Использование волонтеров
- Пригласите волонтеров для помощи с организацией. Это может быть полезным и снизит расходы на персонал.
- Планируйте заранее
- Заблаговременное планирование помогает избежать импульсивных затрат и может открыть возможность для скидок на ранний заказ.
- Ищите спонсоров
- Подумайте о привлечении спонсоров для покрытия части расходов. Они могут предложить финансовую поддержку или предоставлять свои услуги и продукты.
- Максимальное использование технологий
- Воспользуйтесь социальными сетями и другими онлайн-платформами для продвижения мероприятия, чтобы избежать затрат на печатную рекламу.
- Проверка и учет всех расходов
- Ведите строгий учет всех затрат и регулярно проверяйте бюджет. Это поможет вам оставаться в рамках бюджета и выявлять лишние расходы.
Компания «ИТАН» разрабатывает и внедряет системы автоматизации финансового управления на 1С для предприятий среднего и крупного бизнеса.
Наша разработка, продукт - «ИТАН: Управленческий баланс» на платформе «1С:Предприятие 8» в виде подсистемы конструктора, который легко интегрируется с существующими системами 1С. Компания работает с 2001 года и реализовала более 300 проектов по консалтингу внедрению систем автоматизации финансового блока.
Рекомендуем: