-->
10.02.2023

Планирование бюджета мероприятия

Любое мероприятие, организуемое в рамках предприятия, требует ответственного планирования бюджета.

Бюджетирование мероприятия требует четкого понимания всех статей расходов и доходов, при этом мероприятия могут отличаться в зависимости от того, будет ли у них бюджет на подготовку и проведение, либо бюджета нет или он критично ограничен. 

При расчете бюджета мероприятия важно предварительно оценить и спланировать цель и формат мероприятия, число участников, доступные границы бюджета, составить смету расходов с согласованием ее у руководящего состава.

Содержание планирования бюджета мероприятия

  • Расходы на рекламу;
  • Аренда помещения и технического оборудования;
  • Видеозапись и трансляция;
  • Обеды, кофе-брейки, трансфер для участников;
  • Налоги и бухгалтерия;
  • Расходные материалы и др.
Picture background

Основные виды планирования:

  1. Нулевое планирование бюджета:
    • Начинается с нуля, где каждая статья расходов обосновывается отдельно. Это помогает избежать ненужных затрат.
  2. Историческое планирование бюджета:
    • Основывается на предыдущих мероприятиях. Используются данные о прошлых расходах для прогнозирования будущих.
  3. Процентное планирование бюджета:
    • Определяет бюджет как процент от ожидаемых доходов или общего бюджета организации. Это полезно для мероприятий, которые имеют четкие финансовые цели.
  4. Гибкое планирование бюджета:
    • Позволяет вносить изменения в бюджет в процессе подготовки мероприятия, что помогает адаптироваться к изменяющимся условиям.

Процесс планирования доходов включает в себя несколько ключевых этапов:

  1. Сбор и анализ данных:
    • Необходимо изучить исторические показатели продаж, выявить сезонные колебания и тенденции.
  2. Постановка целей: 
    • На этом этапе определяются как краткосрочные, так и долгосрочные задачи по увеличению доходов. Учитываются внутренние и внешние факторы, которые могут повлиять на достижение целей.
  3. Разработка стратегии:
    • Создаются стратегии для достижения поставленных целей, включая маркетинговые и продажные активности. Проводится анализ целевой аудитории и конкурентов.
  4. Формирование бюджета:
    • Определяются необходимые ресурсы для достижения доходов. Устанавливаются контрольные точки для отслеживания выполнения плана.
  5. Мониторинг и корректировка:
    • Регулярно сравнивайте фактические результаты с запланированными.
    • На основе анализа эффективности внесите изменения в стратегии и планы.
Сокращение расходов при планировании мероприятия – важный аспект для успешного управления бюджетом. Вот несколько советов:
  1. Определите приоритеты  
    • Сначала выделите основные компоненты мероприятия, которые являются критически важными. Сосредоточьтесь на них и считайте остальные элементы второстепенными.
  2. Выбор места проведения  
    • Ищите доступные площадки или альтернатива, такие как открытые пространства или местные сообщества, которые могут предоставлять аренду по более низкой цене.
  3. Сравнение цен  
    • Не стесняйтесь запрашивать предложения от нескольких поставщиков и сравнивать цены на услуги, такие как кейтеринг, декор и техническое оборудование.
  4. Оптимизация количества участников  
    • Сокращение количества участников может значительно снизить затраты. Определите целевую аудиторию и приглашайте только тех, кто действительно интересуется мероприятием.
  5. Использование волонтеров  
    • Пригласите волонтеров для помощи с организацией. Это может быть полезным и снизит расходы на персонал.
  6. Планируйте заранее  
    • Заблаговременное планирование помогает избежать импульсивных затрат и может открыть возможность для скидок на ранний заказ.
  7. Ищите спонсоров  
    • Подумайте о привлечении спонсоров для покрытия части расходов. Они могут предложить финансовую поддержку или предоставлять свои услуги и продукты.
  8. Максимальное использование технологий  
    • Воспользуйтесь социальными сетями и другими онлайн-платформами для продвижения мероприятия, чтобы избежать затрат на печатную рекламу.
  9. Проверка и учет всех расходов  
    • Ведите строгий учет всех затрат и регулярно проверяйте бюджет. Это поможет вам оставаться в рамках бюджета и выявлять лишние расходы.

Компания «ИТАН» разрабатывает и внедряет системы автоматизации финансового управления на 1С для предприятий среднего и крупного бизнеса.

Наша разработка, продукт - «ИТАН: Управленческий баланс» на платформе «1С:Предприятие 8» в виде подсистемы конструктора, который легко интегрируется с существующими системами 1С. Компания работает с 2001 года и реализовала более 300 проектов по консалтингу внедрению систем автоматизации финансового блока.

Рекомендуем:

Скачать презентации

Получить доступ к демо-версии

Что вы получаете в результате автоматизации с ИТАН

b.jpg
loader