Автоматизация системы бюджетирования

Автоматизированная система бюджетирования по сути является электронной финансовой моделью организации, представленной в форме определенным образом связанных между собой бюджетов. Среди них:

• бюджет продаж,
• бюджет производства,
• бюджет инвестиций,
• бюджет закупок и многие другие.

Автоматизация процесса бюджетирования необходима и для эффективного и приносящего прибыль планирования движения денежных средств для каждого из центров финансовой ответственности с возможностью сравнения соответствия реальных и планируемых данных, и для проведения анализа, целью которого является определение того, в какой степени имеющиеся на сегодняшний день и предполагаемые в будущем отклонения показателей повлияют на ситуацию с финансами в компании.

В процессе создания автоматизированной системы бюджетирования в обязательном порядке предполагается участие не только директора финансовой службы, но и сотрудников, занимающихся формированием и исполнением различных бюджетов. Поскольку данные, которые впоследствии будут использоваться для анализа, должны быть взяты из других автоматизированных систем, уже функционирующих в организации, автоматизированная система бюджетирования должна включать следующий функционал:

• система бюджетов;
• автоматизация процесса бюджетирования должна включать инструменты для возможности работы с системой бюджетов;
• средства, необходимые для коммуникации сотрудников с целью совместной работы с данными;
• также автоматизация процесса бюджетирования должна включать средства импорта учетных данных из одной автоматизированной системы в другую.

Точный учет и планирование при автоматизации системы бюджетирования

В последние годы интерес к внедрению систем, позволяющих эффективно автоматизировать бюджетирование, у представителей отечественного бизнеса в большой степени возрос. Руководство компаний постепенно начало понимать, насколько необходимо строгое планирование движения денежных средств, и старается выбирать автоматизированную систему бюджетирования весьма тщательно.

Сейчас многие разработчики и интеграторы готовы предложить свои услуги, вот только проблема в том, что, помимо красивой рекламы и заманчивых обещаний, им по сути особенно нечего предложить потенциальному клиенту. Немногие могут доказать, что предложенное ими решение принесло заказчику реальную выгоду. Поэтому так важен верный выбор интегратора: ведь автоматизация бюджетирования в «1С» является весьма ответственной задачей, от которой зависит финансовое состояние компании-клиента в будущем. Это значит, что и поручать ее следует только фирме, хорошо зарекомендовавшей себя в деле внедрения новейших автоматизированных систем.

Ключевые критерии при выборе системы для заказчиков

Требования функциональные:

• необходим контроль над тем, корректны ли вводимые данные;
• система должна иметь эффективные инструменты расчета, консолидации и распределения данных;
• измерения бюджетов должны быть организованы иерархически и быть многовариантными;
• необходимы поддержка и контроль над регламентом бюджетирования;
• должна быть предусмотрена возможность формирования бюджетных отчетов;
• строгий контроль над исполнением бюджетов.

Требования технические:

• формирование общей для всех систем базы данных;
• возможность простой интеграции с действующими на предприятии системами;
• наличие многопользовательского режима;
• поддержание полной безопасности финансовой информации;
• разнообразная, интуитивно понятная гибкая настройка.

Автоматизация процесса бюджетирования будет успешной при выборе подсистемы «Бюджетирование», встроенной в программно-методический комплекс «ИТАН: Управленческий баланс». Данное решение в полной мере соответствует актуальному для большинства предприятий комплексу функциональных и технических требований к автоматизированной системе. Положительный опыт использования конфигурации во многих солидных компаниях свидетельствует о том, что она поможет вести точный учет, осуществлять планирование и контроль, способствуя повышению рентабельности выбравшей ее компании.

Преимущества при автоматизации бюджетирования в «1С» с решением от «ИТАН»:

• возможность получения быстро создаваемых актуальных отчетных документов;
• формирование финансовой модели на определенный плановый период;
• результативное управление ДДС по всем направлениям бизнес-деятельности компании;
• формирование операционных, функциональных и финансовых бюджетов, распределенных по ЦФО;
• более быстрое достижение стратегически важных целей.

Оригинальная разработка на базе платформы «1С» «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ» полностью совместима с популярными учетными системами. Важным достоинством конфигурации является то, что ее внедрение не требует изменения программного кода, что делает его более легким и быстрым и менее дорогостоящим. Пожалуй, наиболее важным фактором следует считать то, что возможность гибкой настройки позволяет компании сформировать модель бюджетного управления, ориентированную именно на ее направление деятельности в соответствии со своими потребностями.

У вас все еще Excel?

Автоматизация системы бюджетирования возможна:

• при помощи программы Excel от Microsoft;
• с использованием приложений, предназначенных для процесса бюджетирования;
• с помощью постановки финансового учета на базе ПО от «1С».

Еще не так давно большинство отечественных предприятий предпочитало пользоваться в своей работе незатейливыми электронными таблицами от создателя Windows. Это было дешево и не требовало больших усилий при освоении программы. Но и результатами не радовало. Казалось бы, можно строить разнообразные формулы, определять общие взаимосвязи и даже заниматься прогнозированием. Многие финансисты умели ей прекрасно пользоваться. Да и данные из других учетных систем, как и вставку текста, осуществлять можно было просто и быстро.

Однако автоматизация процесса бюджетирования с использованием приложения Excel со временем перестала удовлетворять большинство компаний. Дело в том, что оно не позволяло организовать совместную работу: с одной таблицей мог работать только один человек. К тому же для создания каждого варианта бюджета нужно было сохранять отдельный файл, что приводило к ошибкам, появлению лишних копий и дополнительной нагрузке на корпоративный сервер. Консолидация данных проводилась вручную, что также могло привести к неразберихе и ошибкам. Да и уровни доступа к разной информации разграничивать не очень-то получалось: ведь данные становились известны всем, кто получал право работать с таблицами. А ведь какие-то из них должны были быть известны только топ-менеджменту компании. Иногда к потере данных приводило отсутствие защиты файлов от исправлений, что негативно сказывалось на ведении дел.

Если говорить о технической стороне, Excel имеет достаточно низкую производительность, поэтому при больших объемах данных финансовое управление с ее помощью становится достаточно сложным и неэффективным. По этой причине построение действенной системы бюджетирования на ее базе попросту невозможно.

В наше время уже нет никакого смысла продолжать пользоваться морально устаревшими электронными таблицами. Проведение эффективной автоматизации системы бюджетирования с помощью современных разработок от ведущих интеграторов автоматизированных систем позволит повысить эффективность управления бюджетом предприятия и повысить его рентабельность путем оптимизации расходов и повышения прибыли благодаря принятию продуманных, стратегически верных решений и точному планированию.