Управленческий учет расходов по местам отнесения (возникновения) и их распределения (аллокации)

Управленческий учет затрат по центрам их возникновения и распределение затрат помогает понять, где и как они появляются. Это актуально для любого бизнеса, будь то ресторан, ЖКХ или строительство.

Прямые затраты, такие как зарплата сотрудников, включаются в управленческий учет текущих расходов. Они напрямую распределяются по центрам затрат, влияя на управленческий учет. 

Накладные расходы, такие как административно-управленческие затраты, распределение затрат на электроэнергию в управленческом учёте и т. д., распределяются по центрам затрат с использованием соответствующих коэффициентов (весов).

Также необходимо учитывать лизинг в управленческом учете и управленческий учет ERP при распределении затрат в управленческом учете и анализе управленческого учета текущих расходов. Это связано с тем, что лизинг в управленческом учете и другие упомянутые факторы могут повлиять на расходную часть операций.

Всего существует несколько видов подразделений,опирающихся на особенности затрат в управленческом учете:

• Центры ответственности (ЦО). Подразделения, которое планируют и инициируют платеж, актив или обязательство;

• Центры затрат (ЦЗ). Подразделения, на которые относятся расходы (место возникновения);

• Центр дохода (ЦД). Подразделения, на которые относятся доходы и на которые распределяются расходы, для выявления финансового результата;

• Номенклатурные группы (НГ) также входят в управленческий учет и распределение затрат.

Конкретный расход может иметь одинаковые или разные подразделения в качестве ЦО, ЦЗ и ЦД.

Чтобы обеспечить приемлемые варианты ЦО, ЦЗ и ЦД, предлагается использовать определённый набор счетов в плане счетов и распределить затраты в управленческом учёте (указаны только задействованные счета в данном примере).

Рис.1. Пример набора счетов с ЦО, ЦЗ, ЦД

Рис.2. Пример управленческого плана счетов в нашей программе 

Рис.3. Пример настройки связи счетов БУ и УУ в нашей программе

Рассмотрим более подробно выполнение операций на плане счетов

Шаг 1. Первичное начисление расхода

В зависимости от выбранного подразделения и указания номенклатурной группы выполняются следующие проводки:

• Подразделение – ЦО. Операция «Поступление услуг ЦО» 29–60,76;

• Подразделение – ЦЗ. Операция «Поступление услуг Ц3» [26.2–60,76];

• Подразделение – ЦД и не задано НГ. Операция «Поступление услуг ЦД» [26.1–60,76];

• Подразделение – ЦД и задано НГ. Операции «Поступление услуг ЦД» и «Распределение по НГ» [44.1–26.1–60,76].

Рис.4. Пример документа «Поступление услуг», с отнесением на счет «Расходы к распределению» в программе «ИТАН: Управленческий баланс»

Рис.5. Анализ и контроль распределения расходов в программе «ИТАН: Управленческий баланс»

Рассматривая управленческий учет, распределение затрат и т.п., отметим возможности по анализу распределения расходов в программе «ИТАН: Управленческий баланс»:

Рис.6. Пример распределения расходов в нашей программе

Шаг 2. Распределение ЦО на ЦЗ и ЦД

В данном пункте речь идет об операции «Распределение ЦО на ЦД» [26.1–29] и «Распределение ЦО на ЦЗ» [26.2–29] в зависимости от подразделения (ЦД или ЦЗ). 

Остатки счета 29 должны быть распределены на счет 26 по ЦЗ и ЦД. 

Это выполняется документом «Специальное распределение». В шапке документа, по выбранным ЦО и статье затрат, выводится текущее сальдо, а табличной части выводится полный список ЦЗ и ЦД и предоставляется графа «Вес», относительно которой рассчитывается сумма. В качестве «Веса» могут быть использованы любые драйверы: километры, м2, человеко-часы и т.п.

Рис.7. Пример документа распределения в программе «ИТАН: Управленческий баланс»

Шаг 3. Распределение по НГ

Операция «Распределение по НГ» [44.1–26.1] и [90.4–44.2]. Распределение по товарным направлениям выполняется документом «Закрытие месяца (УБИ)» по подготовленной таблице с базой распределения.

Если в подготовленной таблице не будет задано распределение какой либо Бюджетные статьи или ЦФО, то они будут распределены на счет 44.1 на НГ по выручке (обороту счета 90.1), ФОТ либо другой, произвольной базе распределения.

Рис.8. Пример настройки базы распределения в программе

Рис.9. Документ «Закрытие месяца (УБИ)» в программе «ИТАН: Управленческий баланс»

Шаг 4. Распределение ЦЗ на ЦД

Операция «Распределение ЦЗ на ЦД» [44.2–26.2]. 

Остатки счета 26.2 должны быть распределены на счет 44.2 по ЦД и статьям затрат. Это выполняет документом «Специальное распределение».  В табличной части выводится полный список сочетаний ЦЗ и ЦД и статья затрат, как правило одна, через которую затраты ЦЗ попадают в затраты ЦД.

Рис.10. Документ «Специальное распределение»

Рис.11. Расчет остатков расходов к распределению

Рис.12. Задание весов и объектов распределения

Рис.13. Результат распределения расходов

Шаг 5. Закрытие месяца

Операция «Закрытие месяца» [90.4–44.1]. Операция простой переброски остатков со счета 44.1 на счет 90.4 документом «Закрытие месяца (УБИ)».

Данная схема управленческого учета расходов позволяет выделить четыре аспекта учета расходов:

• Учет расходов планируемых и инициируемых одним подразделением, а включенных в расходы других подразделений;
• Первичный и управленческий учет затрат и расходов по местам отнесения (возникновения). Это дебетовый оборот счета 26 в разрезе ЦФО (ЦД и ЦЗ);
• Вторичный учет расходов по ЦД. Это дебетовый оборот счета 44 в разрезе ЦФО (ЦД);
• Выявление финансового результата. Это дебетовый оборот счета 90.4 - осуществляя управленческий учет, распределение затрат также затрагивает и этот момент.

Рис.14. Отчет по структуре расходов в программе «ИТАН: Управленческий баланс»

Рис.15. План-фактный анализ расходов

Рис.16. Анализ расходов в виде графиков и диаграмм

«ИТАН: Управленческий баланс» - лучшее решение для Вашего бизнеса!

Наш флагманский продукт «ИТАН: Управленческий баланс» — система для эффективного управления корпоративными финансами среднего и крупного бизнеса.

Готовый продукт - «ИТАН: Управленческий баланс» - это:

• Уникальная, универсальная методология постановки и ведения финансового управления;
• Гибкость и способность решать сложнейшие и индивидуальные задачи финансового управления;
• Продукту 12 лет на рынке автоматизации финансового управления, уже выпущена 5 редакция системы;
• Внедрение отлично совмещается с Agile методиками;
• Консалтинг в виде типовых моделей и методик;
• Конкурентные цены и высокое качество (по исследованиям «CNews»);
• Большой практический опыт, заложенный в систему, более: 300 организаций уже используют систему «ИТАН».

Область применения «ИТАН: Управленческий баланс»:

• Бюджетирование и финансовое моделирование;
• План-фактный контроль исполнения бюджетов;
• Анализ финансового состояния предприятия;
• Учет и управление затратами;
• Управление денежными средствами;
• Электронное согласование заявок и бюджетов.