Система казначейства

Система казначейства — это комплексный инструмент управления денежными потоками. Она объединяет планирование, контроль и распределение средств, помогает избежать кассовых разрывов и обеспечивает стратегическую устойчивость бизнеса. 

В последнее время некоторые отечественные компании оказались в довольно сложной ситуации: недостаток финансовых средств при требованиях со стороны кредиторов незамедлительно погасить долг. Чтобы «остаться на плаву», большинство предприятий предпринимают достаточно очевидные меры - повышение цен либо же снижение объема инвестиций. 

Но в ряде случаев это приводит к обратному: высокие цены на продукцию снижают ее конкурентоспособность, а отказ от инвестирования замедляет темпы развития компании. 

Оптимизация процессов управления финансами и внедрение казначейства (так называемое корпоративное казначейство) почти всегда помогают улучшить положение предприятия на рынке.

Аспекты, способствующие оптимизации движения денежных средств:

• Оперативное планирование;
• Бюджетный контроль заявок на расход средств;
• Управление оборотным капиталом;
• План-фактный анализ.

Комплекс перечисленных инструментов принято называть системой казначейства. Во многих компаниях в том или ином виде она уже есть, правда, внедрение казначейства проведено в весьма усеченном виде, но многие организации только начинают думать о необходимости внедрения подобной системы и определении цели казначейства. 

Казначейство: что это такое

Внедрение казначейства имеет главную функцию - управление денежными потоками. Программа для казначейства обеспечивает планирование и расчет требующегося количества финансов в определенный отчетный период с выявлением временных отрезков, когда возможен их недостаток либо избыток.

Правильный расчет и эффективное планирование и внедрение казначейства помогают избегать сложных ситуаций и рационально задействовать имеющиеся ресурсы. 

Финансовый поток компании формируется из распределенных по периодам поступлений и выплат денег, получаемых в процессе бизнес-деятельности организации после того, как установлены цели казначейства, что и отслеживает внедрение казначейства.

Основные задачи казначейства

Внедрение казначейства и управление денежными потоками является важнейшим компонентом финансового менеджмента, стратегические цели которого состоят в повышении рыночной стоимости предприятия с помощью вынесения управленческих решений, направленных на рост ключевых показателей, определяющих эту стоимость.

Оперативные цели компании состоят из обеспечения ее потребностей в финансах и оптимизации ДДС. 

Их достижение происходит путем выполнения следующих задач:

1. Обеспечение потребности в финансах:
   • Устранение кассовых разрывов;
   • Поддержание оптимального запаса денег по центрам учета;
   • Анализ доступности финансов.
2. Оптимизация денежных потоков:
   • Календарное планирование финансовых средств;
   • Определение и контроль KPI;
   • Проведение платежей в рамках бюджетного лимита;
   • Управление договорными отношениями;
   • Согласование заявок на расходы;
   • Управление дебиторскими и кредиторскими задолженностями;
   • План-фактный анализ календарного плана.

Управление ликвидностью и планированием денежных средств осуществляется и при помощи бюджетирования, тесно связанного с казначейством. 

Однако различие этих систем состоит в следующем:

• Бюджетирование, как правило, отвечает за планирование долгосрочное;
• Казначейство должно решать задачи оперативного планирования (краткосрочного).

Важные инструменты системы казначейства

Один из ключевых - бюджет движения денежных средств (БДДС). Его составление предоставляет возможность получения прогноза объема чистого денежного потока в разрезе финансовой, операционной и инвестиционной деятельности предприятия. 

Обычно он составляется на достаточно продолжительный период – квартал или месяц, являясь по сути бюджетным лимитом. Фактически бюджет движения денежных средств связывает между собой казначейство и бюджетирование.

Формирование БДДС проходит в 3 этапа:

• Определение размеров выплат и поступлений;
• Определение объема и структуры внешнего финансирования;
• Корректирование БДДС для обеспечения минимального остатка финансовых средств.

В группе компаний инструмент окажется более информативным при создании бюджета движения денежных средств в общем для всех унифицированном формате для каждого юридического лица и формировании консолидированного БДДС для всей группы.

Как не допустить несанкционированного расхода денежных средств

Наиболее эффективным способом предотвращения этого явления остается налаженный и отрегулированный на практике механизм согласования и утверждения заявок.

Заявка - это запрос сотрудников организации на поступление/выплату финансовых средств, в котором должна содержаться полная информация о предстоящей операции:

• Цель;
• Получатель;
• Дата.

Заявка должна быть согласована с ответственными лицами, и, если она была утверждена, на основании поступившего запроса должны быть перечислены денежные средства, покрывающие обозначенные цели казначейства. Подобная практика имеет место на большинстве предприятий и доказала свою эффективность.

Поэтому хотелось бы обратить внимание, что важно не только структура казначейства на предприятии, но и связь построения механизма формирования заявок с платежным календарем и БДДС: запрос на получение или выплату денег служит основой для платежного календаря, также на основании поступающих заявок программа для казначейства позволит сформировать реестр платежей на следующий банковский день и создать платежные поручения. 

Нельзя забывать и о том, что каждая заявка должна быть проконтролирована на предмет соответствия установленным бюджетным лимитам.

Планирование бюджета помогает контролировать финансовые лимиты. Для сбалансированности платежей используется приоритизация, определяющая порядок выполнения заявок и выделение срочных. Это оптимизирует платежный календарь при избытке заявок.

Платежи в реестре следует группировать в порядке убывания их приоритета: это ускоряет принятие решения.

Нормирование остатков денежных средств

Еще одним ценным инструментом можно назвать нормирование остатков денежных средств. Определение нормы нужно для своевременного выявления нехватки или переизбытка средств и принятия решений относительно них в краткосрочной перспективе для наилучшего эффекта. Для этого нужно заранее сформулировать критерии, влияющие на решение об оплате, и снизить до минимума влияние человеческого фактора.

Для этого необходимо сделать следующее:

1. Определиться с перечнем статей расходов и их статусом. Обычно бывает 3 статуса:
   • Статьи, оплачиваемые в первую очередь (расчеты с кредитными организациями и налоговыми органами);
   • Оплачиваемые во вторую очередь (закупка товара);
   • Оплачиваемые тогда, когда выполнены все платежи из 1-ой и 2-ой группы (хозяйственные нужды).
2. Определить степень значимости конкретного контрагента для предприятия. Сначала оплачивают счета стратегически важных партнеров, нужных для долговременного сотрудничества;
3. Определение статуса договора, поскольку с одним контрагентом могут заключаться неравнозначные по степени важности для компании соглашения. Если существует дефицит средств, нужно расставить приоритеты этих договоров и оплачивать счета на их основе.

При выполнении всех этих действий можно получить список статей с обозначенными приоритетами и составленный по степени их важности перечень контрагентов и договоров с ними. 

Такой подход предоставляет возможность устанавливать приоритет каждой из заявок без привлечения работников других отделов. Это помогает экономить рабочие часы персонала и способствует упорядочению работы подразделений компании.

Кому нужна система казначейства

Перед внедрением необходимо спрогнозировать предполагаемый экономический эффект и рассчитать затраты на реализацию проекта. 

Может случиться, что на предприятии малого бизнеса выгода от полученного результата не оправдает расходы на внедрение, зато для корпорации, имеющей множество сотрудников и большие обороты, казначейство не только оптимизирует ведение бизнеса, но и станет настоящим выходом из кризиса.

Чтобы проект был осуществлен с успехом, нужно выделить специалистов, которые смогут выполнять определенные функции, относящиеся к казначейству, а также создать единое централизованное управление. 

На многих предприятиях функциями казначейства занимаются разные подразделения: так, бухгалтерия, занимается банковскими вопросами, планово-экономическая служба - планированием ДДС, а финансовый руководитель - отчетностью.

Функционировать же наиболее результативно казначейство сможет только в том случае, когда все относящиеся к нему функции будет выполнять специально выделенное подразделение холдинга. Организационная структура должна быть построена таким образом, чтобы управлением финансовыми средствами занималось исключительно специальное подразделение и финансовый директор. 

Обычно его и называют казначейством. Подразделение занимается вопросами оперативного управления денежными потоками. В основе его работы должна быть организация сотрудничества с банковскими, страховыми и другими финансовыми организациями.

Когда пора начинать думать о необходимости казначейства?

• У компании возросло количество контрагентов;
• Увеличились обороты и объем финансовых операций;
• Усложнилась организационная структура (появились филиалы и т.п.);
• Компания занимается несколькими видами бизнес-деятельности, в том числе финансовой и инвестиционной.

Реализация проекта внедрения казначейства

Планируя внедрение казначейства, сначала нужно определиться с целями, требованиями к новой системе, сроками, бюджетом и выбрать ответственного за проект специалиста – казначейская программа требует ответственного подхода. Как правило, это финансовый директор.

Далее следует составить описание работы внедряемой системы. Это необходимо начинать с создания общей методологии управления финансами. 

Конечно, у каждого предприятия комплекс мероприятий и методика учета будут отличаться от других, поскольку учет операции в казначействе определяется не только спецификой бизнеса, но и организационной структурой, и действиями сотрудников.

Если в компании всего три отдела, с функциями казначея может справиться и бухгалтер. В этом случае он обычно и подтверждает запросы, поэтому достаточно просто создать форму заявки и сформировать БДДС.

В свою очередь, для того, чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. 

Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.

Перед началом внедрения также стоит учесть и факт, существует ли в компании система бюджетирования. Это важно в том плане, что, если бюджет движения денежных средств уже формируется, не нужно снова формировать его и для казначейства.

Формирование методологии казначейства определяется структурой организации, спецификой ее бизнеса и наличием системы бюджетирования.

При разработке методологии необходимо произвести следующие действия:

• Провести анализ текущих бизнес-процессов в сфере движения финансовых потоков;
• Составить описание будущих бизнес-процессов казначейства;
• Обозначить ЦФО;
• Сформировать БДДС;
• Разработать регламент согласования заявок и их форму;
• Создать методику финансового планирования;
• Определить порядок осуществления казначейских функций;
• Описать критерии оценки эффективности работы казначейства.

В крупных компаниях казначейство обычно внедряется уже после бюджетирования, когда БДДС разработан и ЦФО определены. В этом случае бюджет движения денежных средств служит лимитом расхода финансовых средств. 

Все результаты описанных выше действий должны быть отражены в «Регламенте выполнения казначейских функций».

Наш продукт - отлично поможет Вашему бизнесу!

Система «ИТАН: Управленческий баланс» является универсальным многокомпонентным конструктором для финансового управления, включающим в себя множество разнообразных готовых моделей, поэтому она может применяться во всех отраслях и направлениях бизнеса, давая отличную возможность внедрения качественного финансового управления и управленческого учета в любой компании.

Наша система специализируется на решении задач в следующих областях:

• Постановка управленческого учета;
• Учет и отчетность по МСФО;
• Консолидации данных 1С и других систем;
• Внедрение бюджетирования.

Основные преимущества для Вас:

• Управленческий учет затрат и их распределение;
• Трансформация бухгалтерского учета в стандарты по МСФО иностранных материнских компаний;
• Консолидированный управленческий учет в холдинговых структурах;
• Комплексное бюджетирование всего предприятия.