Проведение бюджетной кампании при формировании бюджета

После создания бюджетной модели в процессе формирования бюджета на следующий год следующим шагом становится проведение бюджетной кампании. 

К этому этапу можно переходить после того, как бюджетная модель будет актуализирована, участники процесса определены, целевые и макроэкономические показатели установлены, а календарный план составлен.

Длительность бюджетной кампании обычно составляет от одного до четырёх месяцев и зависит от размеров организации.
При составлении бюджета компании в системе бюджетирования 1С нужно создать его версию на следующий год. Когда вы работаете с бюджетом в MS Excel, все необходимые файлы должны быть доступны сотрудникам.

Участие подразделений в формировании бюджета на следующий год

Каждое подразделение формирует свой бюджет, основываясь на целевых показателях и созданной бюджетной модели. Как правило, они принимают участие в создании своих бюджетов, а также функциональных бюджетов для маркетинга, IT-службы, персонала и других.

Показатели будущего бюджета должны быть согласованы с руководством и переданы финансово-экономическому отделу. Отдел проверит бюджет на соответствие целевым параметрам и актуальность данных. Если будут выявлены отклонения, то отдел может запросить разъяснения у компетентных лиц и обоснование причин их возникновения.

Когда все подразделения предоставят необходимые для формирования бюджета сведения, должны быть созданы сводные бюджеты: бюджеты доходов, расходов и движения денежных средств. Их также нужно сверить с целевыми параметрами.

Внедрение системы бюджетирования с помощью программного решения от компании «ИТАН» позволит облегчить рутинные задачи. С его помощью в 1С актуализация бюджета будет занимать минимум времени.

Если целевые параметры не будут достигнуты, финансово-экономический отдел должен проанализировать причины этого отклонения. В результате анализа необходимо выработать рекомендации, призванные оптимизировать бюджетные показатели. В их числе может быть предложение сократить затраты на конкретный процент или изменить входные расчетные параметры, такие как стоимость готовой продукции, курс валют, объем производства или продаж и т.д.

В подразделения должны быть направлены запросы об изменении показателей бюджета. В случае, когда готовится несколько вариантов бюджета компании, в системе бюджетирования 1С необходимо создать сценарные условия для каждого из них и подготовить план мероприятий при реализации негативного сценария.

На основании второго этапа формирования бюджета финансово-экономический отдел должен сформировать сводный бюджет и сверить его с целевыми показателями. Если они не будут достигнуты, может быть принято решение о новой редакции бюджета либо об оставлении его текущей версии.

Процесс утверждения и доведения показателей бюджета на следующий год до подразделений

Для обеспечения защиты будущего бюджета необходимо создать специальный бюджетный комитет или комиссию. В состав этого органа могут входить представители акционеров, руководитель предприятия и его заместители по определенным направлениям.

На рассмотрение бюджетной комиссии выносятся сам бюджет, способы его реализации и планы мероприятий в случае реализации пессимистического сценария. Также необходимо предоставить материалы, которые обосновывают возможность исполнения подготовленного бюджета. Это могут быть данные о том, как бюджет был исполнен в прошлом году, и другая информация.

Бюджетная комиссия должна рассмотреть подготовленный бюджет и принять решение о целевых показателях и их возможной корректировке, если это потребуется. После этого бюджет должен быть актуализирован в программе 1С.

Факторы, которые необходимо учитывать при формировании годового бюджета

• Натуральное планирование должно быть использовано как в стоимостном, так и в натуральном выражении, потому что планы в натуральных показателях дают возможность понять, как и на что что идут средства, и каким образом используемые ресурсы влияют на показатели бизнес-деятельности предприятия. Это поможет проявлять большую гибкость при сокращении расходов;
• В 1С актуализация бюджета – это способ формирования различных версий годового бюджета: пессимистичного, оптимистичного и реалистичного;
• При планировании расходов на обслуживание инфраструктуры, транспорта, помещений и других аспектов ведения бизнеса должны быть использованы определенные нормативы;
• Также необходимо заранее разработать мероприятия, помогающие компании выходить из сложных ситуаций и рассчитать на них бюджет. В первую очередь это относится к экономии затрат. Это может быть возможность снизить стоимость аренды помещения путем переезда в более дешевое, перевод работников на удаленный режим работы, снижение расходов на канцелярию путем отказа от ведения документооборота в бумажном виде, использования более дешевого сырья и другие способы.