Как вести платежный календарь в 1С

Эффективное управление финансами компании, включая финансовое планирование в программе 1С, составление графика платежей и плана платежей в 1С, мониторинг всех финансово-хозяйственных операций, а также управление холдингом, возможно благодаря использованию платёжного календаря в 1С. Этот инструмент позволяет составлять графики платежей и контролировать их своевременное выполнение. Также настроенная автоматизация платежей в 1С способствует более эффективной работе с финансовыми средствами компании.

В программе 1С можно легко создать платёжный календарь. Для этого используется информация о предстоящих платежах от заказчиков и выплатах контрагентам, а также о поступлении денег.

В «1С: ЕРП» платёжный календарь формируется на основе статей расходов. Здесь же происходят согласование платежей и финансовое планирование. Таким образом, в программе 1С отражается полный объём финансово-хозяйственных операций.

Без программы 1С управлять платежами и вести платежный календарь ERP вручную невозможно из-за огромного количества финансовых операций на предприятии. Гораздо проще и быстрее внедрить автоматизированное финансовое планирование в 1С. Эта гибкая и легко настраиваемая система позволяет наглядно представить графики оплаты.

Далее мы рассмотрим, в чём заключается эффективность платёжного календаря и как он формируется, а также как он выглядит в 1С и может быть полезен собственнику бизнеса и представителям разных финансовых подразделений предприятия.

1С платежный календарь нужен для:

• Анализа данных об имеющихся остатках финансов, он отражает согласование платежей, данные о готовящихся приходах и затратах;
  
• Принятия верных решений о движении денег между кассами и счетами;
• Определения необходимости изыскания дополнительных финансов;
• Обеспечения финансами заявок для осуществления бизнес-деятельности (все заявки на расходование денежных средств в 1С 8.2 сохраняются в календаре); 
  
• Оформления заявок на перемещение денег внутри предприятия;
  
• Согласования заявок через платежный календарь 1С с учетом сроков оплаты и источников финансов (в 1С платежный календарь позволяет выбирать банковские счета или касса);
• Подачи заявки на кредитный продукт.

При создании платёжного календаря в «1С:Бухгалтерия» версии 8.2 или 8.3 сразу же выполняется проверка его выполнимости. Это означает, что система автоматически проверяет, достаточно ли денежных средств для реализации всех запланированных бизнес-задач. Такой подход к финансовому планированию в «1С:Бухгалтерии» обеспечивает эффективное управление денежными потоками и помогает предприятию достичь своих финансовых целей.

Функция ведения платежного календаря в 1С включена в следующие типовые конфигурации:

• «Бухгалтерия предприятия 8.3»;
• «Управление производственным предприятием»;
• «Комплексная автоматизация»;
• «ERP: Управление предприятием»;
• «Управление небольшой фирмой»;
• «Управление торговлей».

Также можно вести платежный календарь в «1С: 8.3 Бухгалтерия» и в «1С: Управление холдингом».

Как формировать платежный календарь 1С 8.3?

В 1С платежный календарь составляется в пять основных этапов. На каждом из них необходимо адаптировать, настраивать модуль «Платежный календарь» в «1С: 8.3 Бухгалтерия» с учетом специфики деятельности предприятия.

В «1С: 8.3» можно создать план платежей. Для этого в программе есть функция «Платёжный календарь», которая позволяет составить список расходов и распределить их по различным статьям. Например, в платёжном календаре можно учитывать расчёты с поставщиками, кредиты, налоги, заработную плату и другие виды платежей.

Для каждого типа платежей в «1С: 8.3» необходимо определить источник оплаты (расчётный счёт или кассу), а также назначить ответственного сотрудника и установить порядок согласования платежа.

План поступлений. Платёжный календарь в 1С позволяет отслеживать предстоящие поступления с подробной информацией о них. Для каждого поступления (или типа поступлений) в платёжном календаре 1С есть такие параметры, как сумма, ожидаемая дата и источник.

Если точные даты поступлений неизвестны, в платёжный календарь можно внести данные об ожидаемом периоде. Позже план можно скорректировать через платёжный календарь.

Платёжный календарь в 1С (платёжный календарь в «1С: 8.3 Бухгалтерия») помогает анализировать поступления и оптимизировать процесс платежей и погашения обязательств. Он позволяет распределить поступления во времени так, чтобы не возникало дефицита денежных средств.

С помощью платёжного календаря можно определить минимально необходимый остаток денежных средств на конец дня, недели, месяца или квартала. Также платёжный календарь можно использовать для любого другого периода, заданного в программе.

Регламент платежей. Платёжный календарь — это набор правил, которые определяют, как проходят платежи: от разработки и согласования до исполнения. Он описывает весь процесс выплат, начиная с формирования заявки на расходование денежных средств в программе 1С и заканчивая её утверждением.

Заявка на исполнение платежа может быть обработана на нескольких этапах: разработка, подача в установленный срок, согласование с ответственными сотрудниками, рассмотрение ответственным лицом, утверждение. Также учитываются сроки исполнения, которые определены в платёжном календаре.

Использование платёжного календаря повышает платёжную дисциплину. Это означает, что процесс исполнения платежей становится более прозрачным и предсказуемым.

Очередность выплат. В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» есть удобный инструмент — платёжный календарь. Он помогает планировать расходы и поступления, устанавливая приоритет для каждой статьи расходов или типа платежей.

На этот приоритет могут влиять разные факторы. Например, сроки перечисления, указанные в договоре с контрагентом, нормы, установленные законодательством, или утверждённый порядок расчётов с получателями платежей.

Обычно в платёжном календаре выделяют обязательные и второстепенные выплаты. К обязательным платежам относятся налоги, выплаты по кредитам, заработная плата и расчёты с поставщиками. 

К второстепенным относят текущие выплаты с низким приоритетом, сроки исполнения по которым могут быть смещены (перечисление дивидендов акционерам, погашение реструктуризированной задолженности и др.). Устанавливать приоритеты платежей желательно, основываясь на данных финансового анализа, которые предоставляет платежный календарь. При этом платежный календарь в 1С можно вести, дополнительно формируя правила и ограничения (например, очередность устанавливают так, чтобы имеющихся на начало дня средств хватало на исполнение запланированных выплат).

Отражение информации. Расходы и доходы вносят в платежный календарь в программе 1С. Чтобы обеспечить точность данных, рекомендуется настроить автоматический обмен информацией с модулем Казначейство или другими подсистемами.

Регулярно проводят анализ платёжного календаря, чтобы контролировать соблюдение графиков оплаты, установленных в 1С. Проверяют, нет ли отклонений или ошибок, и выясняют причины их возникновения.

Платёжный календарь в 1С помогает эффективно управлять ликвидностью компании, снижает риск возникновения кассовых разрывов и позволяет точно прогнозировать и управлять движением денежных средств. В программе строго контролируются все поступления и каждая заявка на расход денежных средств.

1С платежный календарь в «ERP: Управление предприятием 2»

В данной конфигурации платёжный календарь в программе 1С (имеется в виду платёжный календарь в 1С:Бухгалтерии) представляет собой удобный инструмент для работы. Он идеально подходит для создания документов и отчётов, а также для анализа результатов хозяйственной деятельности компании с помощью графиков оплаты в 1С:ERP.

Одной из функциональных особенностей платёжного календаря в 1С является возможность эффективного планирования поступлений и расходов финансовых средств на краткосрочный период. Кроме того, через график платежей в 1С можно своевременно выявлять кассовые разрывы.

По своей сути, платёжный календарь в «1С:Бухгалтерия 8.3» или в «1С:Торговля» остаётся аналитическим отчётом, в котором отражаются приходы, расходы и остатки денежных средств. Эти данные можно группировать по видам платежей (включая графики оплаты в УХ 1С) — безналичным и наличным, а также по местам их размещения — определённым счетам или кассе предприятия.

Платёжный календарь в 1С может обеспечивать списание, управление и перемещение средств на различных счетах и в кассе с целью ликвидации кассовых разрывов непосредственно через свой интерфейс. Важным преимуществом платёжного календаря в 1С является возможность детализации данных до первичного документа, что отличает его от других финансовых инструментов.

Настройка платежного календаря в 1С

В «1С ERP: Управление предприятием 2» можно работать с заявками на расходование денежных средств после установки соответствующего параметра в настройках. Чтобы активировать этот параметр, нужно поставить галочку в меню «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство».

После этого можно пользоваться платёжным календарём в 1С. Для этого нужно выбрать пункт «Планирование и контроль денежных средств» в разделе «Казначейство», чтобы увидеть нужный пункт меню.

Модуль 1С «Платёжный календарь» можно настроить под бизнес-задачи организации. По умолчанию заявки отображаются слева, а календарь — справа. Кнопка «Вид» позволяет изменить режим отображения: показывать только платежи, только список заявок или совмещать их.

Многие пользователи считают, что второй вариант более удобен, так как можно получить доступ к документам, регулирующим получение и расход денежных средств. Также можно настроить платёжный календарь на определённое количество дней для планирования. Можно выбрать нужного поставщика или клиента, а также отбор по определённому счёту или кассе.

Кнопка «Ещё» открывает выпадающее меню, с помощью которого можно регулировать видимость строк календаря. Например, можно сделать видимыми несогласованные заявки на расходование финансов, приход денег в разрезе расчётной документации, расходы, произведённые независимо от заявок. Также можно выбрать тип валюты регламентированного или управленческого учёта, установить дату планирования и отключить видимость выходных дней.

В левой части экрана можно увидеть список расчётных счетов предприятия (если не был включён отбор по конкретному счёту). Отчёт демонстрирует приходы, расходы, остатки и итоговую сумму. Здесь же можно найти просроченные задолженности и планируемые движения денежных средств по дням. При переключении активности календарных ячеек внизу таблицы будет меняться перечень документов, объясняющих списания, поступления и задолженности.

Ведение платежного календаря в «1С: Управление торговлей»

В более поздних версиях конфигурации появились новые функции, которые облегчают финансовое планирование. Чтобы начать работать с календарём, нужно в разделе администрирования выбрать пункт «Организации и денежные средства» и поставить галочку в пункте «Заявки на расходование денежных средств». В ранних версиях программы этот пункт находился в разделе «Казначейство». Здесь же можно установить контроль лимитов для компании в целом или для её отдельных подразделений. После этого появится раздел «Планирование денежных средств» или «Казначейство».

Заявка на расходование денежных средств в 1С — это основной документ для оперативного контроля за движением финансов в программе. Очень важно правильно выбрать операцию в заявке, потому что от этого зависит, какая статья движения денежных средств будет указана. Удобство программы заключается в том, что она может сама подсказать, какую статью нужно выбрать для заявки на расходование денежных средств. Для этого используется фильтрация статей на основе выбранной операции.

Если лимит установлен, то при его превышении проведение документа будет заблокировано. Чтобы утвердить такую заявку, нужно либо поставить галочку в пункте «Сверх лимита», либо увеличить сам лимит по выбранной статье (это делается в разделе «Лимиты расхода денежных средств»). Важно помнить, что период устанавливается на дату будущей оплаты, а не на момент создания заявки.

Статусы заявок на расход денежных средств:

• «Согласована»;
• «Не согласована»;
• «Отклонена»;
• «К оплате».

Список несогласованных заявок находится в журнале заявок на расходование денежных средств, который требует автоматизация платежей в 1С. Утверждение возможно непосредственно из этого перечня, что удобно при финансовом планировании в 1С.

Новые функции, включающие финансовое планирование в 1С, позволяют формировать документ на перемещение или планируемое поступление финансовых средств непосредственно из отчета. Это не позволяла автоматизация платежей в 1С в более старых версиях. Используя платежный календарь в 1С, комплексная автоматизация учитывает каждую заявку на расход и дает возможность ее корректировать.

Финансовое планирование в 1С позволяет избежать кассовых разрывов при финансовой деятельности предприятия. После проведения документа ожидаемого поступления финансов платежный календарь мгновенно меняется, демонстрируя отсутствие кассового разрыва. Заполняя платежный календарь в 1С, комплексная автоматизация производится по всем параметрам.

Автоматизация платежей в 1С – это простой и интуитивно понятный процесс, не требующий сложного обучения. В календаре можно создавать платежную документацию, выбирать требуемую заявку или документ на поступление денежных средств. 

Внедрение платежного календаря в 1С учитывает все финансовые операции, масштабы деятельности и специфику предприятия. Внедрение системы для работы с платежным календарем производится с учетом имеющегося бюджета и текущих запросов пользователей и управленческого состава. 

Компания «ИТАН» поможет разобраться с данными вопросами, включая ведение платежного календаря в 1С. 

Квалифицированные специалисты компании обеспечат детальное и поэтапное внедрение автоматизации платежей в 1С и реализуют платежный календарь в 1С на предприятии любого типа. Работа возможна с предприятиями разных масштабов и специфики деятельности – мы подберем оптимальный программный комплекс под Ваш бюджет и текущие запросы. 

Вдобавок, наши специалисты проведут полную диагностику имеющейся на предприятии информационной системы с учетом «серых» зон. Они подберут оптимальное решение с учетом сферы деятельности, масштаба и стратегических целей предприятия. 

Также возможно предоставление бесплатной консультации от специалистов компании «ИТАН» по теме «Как вести платежный календарь в 1С». Для этого необходимо заполнить онлайн-форму на сайте компании.