Этапы внедрения бюджетирования
Внедрение системы бюджетирования силами как приглашенных специалистов из профилированной внешней компании, так и сотрудников финансово-экономического подразделения компании является чрезвычайно важной задачей, особенно в свете непростой экономической ситуации.
Для успешной реализации проекта внедрения бюджетирования необходима тщательно продуманная методология, разработанная в соответствии с особенностями и потребностями конкретного предприятия.
Внедрение бюджетирования необходимо для:
- Планирования финансов: Позволяет определить, как лучше всего распределить ресурсы и достигать финансовых целей;
- Контроля расходов: Помогает следить за затратами и предотвращать перерасход средств;
- Принятия решений: Обеспечивает объективную информацию для принятия управленческих решений;
- Анализа результатов: Позволяет оценивать эффективность и результативность финансовых операций;
- Оптимизации ресурсов: Способствует более рациональному использованию финансовых и материальных ресурсов;
- Снижения рисков: Помогает выявлять и минимизировать финансовые риски;
- Обеспечения прозрачности: Упрощает процесс отчетности и повышает уровень доверия со стороны заинтересованных сторон.
Прежде чем внедрять бюджетирование на предприятии, необходимо чётко определить его границы и объём работ. Это поможет понять, какие именно бюджетные процессы будет охватывать система, насколько подробными будут формы ввода данных и бюджетные формы, какие подразделения будут вовлечены в процесс, а также какие функциональные возможности должна иметь система.
Кроме того, важно определить, какие работы будут выполнены в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования. Современное внедрение системы бюджетирования на предприятии требует детально проработки и учета специфики деятельности, поскольку разработка системы бюджетирования является базовым этапом перед полным контролем бюджета.
Этап первый: проведение диагностики бизнес-процессов компании
Процесс внедрения бюджетирования включает несколько этапов. Сначала проводится анализ бизнес-процессов, финансовой и организационной структуры компании, а также изучаются существующие методологические документы, которые регулируют процесс бюджетирования в организации.
Разработка системы бюджетирования зависит от множества факторов. Чтобы успешно создать и внедрить систему бюджетирования на предприятии, необходимо оценить:
- Организационную и финансовую структуру предприятия.
- Бюджетный регламент и положение о бюджетировании (если они есть).
- Процедуру согласования бюджета.
- Специфику основных видов деятельности компании.
- Основные технологические процессы.
- ИТ-инфраструктуру компании.
Этап второй: создание методологии
Внедрение системы бюджетирования в «1С» предполагает создание или изменение методологии для новой системы. На втором этапе работ необходимо разработать или оптимизировать бюджетный регламент и положение о бюджетировании. Эти документы должны включать правила, процедуры и сроки формирования бюджета.
Этап третий: выбор программной платформы
Автоматизация и внедрение системы бюджетирования — следующий этап развития компании. Необходимо выбрать конкретный программный продукт.
Опыт внедрения системы бюджетирования в «1С» во многих российских компаниях показывает, что это решение отлично подходит для постановки бюджетного процесса на предприятии. Поэтому многие компании продолжают выбирать это решение от отечественного разработчика бизнес-приложений.
Программный продукт обладает достаточной функциональностью для решения различных задач, он надёжен и удобен в использовании. Система бюджетирования отличается гибкостью настройки, что позволяет полностью адаптировать её под нужды конкретной компании.
Кроме того, разработчики «1С» уделяют особое внимание поддержке и обновлению своих программ. Это гарантирует, что система всегда будет актуальной и обеспечит эффективное внедрение системы бюджетирования на предприятии.
Этап четвертый: Формирование технического задания
Невозможно описать этапы внедрения бюджетирования, не упомянув один из самых важных — создание технического задания для разработки автоматизированной системы. В некоторых случаях это задание может создаваться одновременно с настройкой системы, и это вполне нормально, поскольку в процессе разработки системы часто возникают решения об изменении её функциональных компонентов, процедур, алгоритмов расчёта или модификации элементов справочника, бюджетных форм и так далее.
Этап пятый: внедрение автоматизированной системы
Внедрение бюджетирования в программе «1С» включает в себя несколько этапов: настройку новой системы, её тестирование и опытное использование. Во время тестирования необходимо проверить работу всех алгоритмов. Опытное использование позволяет выявить ошибки и недоработки в системе, чтобы оперативно их устранить.
Этап шестой: промышленная эксплуатация
На этом этапе внедрения системы бюджетирования пользователям необходимо полностью перейти на новую методологию и отказаться от использования старых методов и других систем. Когда система будет готова к использованию, команда технической поддержки будет следить за её работой, консультировать пользователей — сотрудников предприятия — и, при необходимости, обновлять конфигурацию системы.
Какие ошибки могут возникнуть при внедрении внедрении систем бюджетирования в «1С»?
- Разработка и внедрение системы бюджетирования, где бюджетные статьи не соответствуют плановым и фактическим данным;
-
Годовой бюджет формируется отдельно от плана развития компании и не связан с месячными бюджетами;
-
Отсутствует регламент бюджетирования или он не соблюдается;
-
Не проводится сбор реальных данных и план-фактный анализ;
-
Существуют методология и регламент бюджетирования, но бюджетная модель не автоматизирована;
-
Внедрение системы бюджетирования на предприятии и формирование данных для контроля исполнения месячных бюджетов происходит слишком поздно;
-
Разработка и введение системы в эксплуатацию осуществлялись без участия сотрудников подразделений, непосредственно вовлечённых в бюджетный процесс;
-
Внедрение системы бюджетирования и планирования, а также формирование и утверждение бюджетов центров финансовой ответственности происходят без участия их сотрудников силами планово-экономической службы предприятия;
-
Постановка бюджетирования выполнена без учёта существующего на предприятии способа отражения финансовых и хозяйственных операций в управленческом учёте.
Чтобы успешно внедрить систему бюджетирования на предприятии, необходимо учесть множество факторов. Важно привлечь квалифицированных специалистов с большим опытом и эффективной методологией решения задач. Они помогут детально оценить рисковые зоны предприятия и предложат оптимальный вариант внедрения системы.
Современная и гибкая подсистема «Бюджетирование» в системе «ИТАН: Управленческий баланс» разработана для быстрой и эффективной постановки бюджетирования на современных предприятиях. Она позволяет создавать уникальную модель бюджетного управления, учитывающую специфику каждой организации.
При внедрении системы используются различные сценарии, показатели и связи между ними. Также необходимы бюджетные регламент и ордера, классификаторы, система отчётности и план счетов.
Специалисты компании «ИТАН» помогут сделать процесс внедрения системы бюджетирования простым и эффективным.