ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ. Подсистема Бюджетирование

Общее описание

Бюджетирование — это процесс планирования движения ресурсов по предприятию на заданный будущий период и (или) проект. Таким образом, внедрение бюджетирования помогает создать целостную и достаточно эффективную систему управления. Причем грамотно поставленная система бюджетирования должна помогать не только решать задачи оперативного управления, но и достигать стратегических целей, которые ставит руководство компании.

Бюджетирование способствует уменьшению нерационального использования средств предприятия благодаря своевременному планированию хозяйственных операций, товарно-материальных и финансовых потоков и контролю за их реальным осуществлением. Бюджетное планирование до сих пор остается слабым местом управления бизнесом российских предприятий промышленности, торговли, банковской сферы, страхования.

Бюджетирование поможет оптимизировать финансовые потоки, заранее определив критические периоды в деятельности компании и необходимость внешнего финансирования. С помощью бюджетирования можно обнаруживать "узкие" места в управлении и вовремя принимать необходимые управленческие решения. Автоматизация бюджетирования и план-фактной отчетности призвана упростить и повысить эффективность этой деятельности

Для автоматизации бюджетирования применяется подсистема «ИТАН:Бюджетирование» конфигурации «ИТАН: Управленческий баланс», которая предназначена для составления натуральных и финансовых планов (бюджетов) деятельности предприятий. В идеальном случае, после составления бизнес-планов, прогнозные планы вносятся в программу, и затем отслеживается их выполнение по сравнению с бизнес-планом.

Т.к. постановка бюджетирования в компании процесс довольно трудоемкий, прежде всего в области организации: необходимо разработать структуру центров финансовой ответственности компании, структуру бюджетов, регламенты бюджетирования и многое другое, «ИТАН: Управленческий баланс», в этом контексте становиться инструментом, резко увеличивающим свое значение при квалифицированном внедрении.

Таким образом, подсистема «ИТАН: Бюджетирование» служит для поддержки процесса бюджетного управления, может использоваться как инструмент для расширения возможностей по финансовому управлению для типовых конфигураций 1С без привлечения программистов со стороны. Его основная задача - это максимально способствовать менеджерам в принятии финансовых решений, освобождать их время от рутинных операций и обрабатывать большие массивы данных, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия решений форме.

Функционал подсистемы может быть интегрирован с любой используемой на предприятии базы данных «1С:Предприятие», не "ломая" объекты исходной конфигурации.

Преимущества подсистемы «ИТАН:Бюджетирование»

Лучше чем Excel

В MS Excel при помощи электронных таблицах достаточно легко осуществлять планирование и учет несложных показателей. Но при увеличении детализации и количества учитываемых показателей возникает больше связей между показателями, сильно увеличивается путаница электронных таблиц, разобраться в которой может только их «создатель». При всем этом, внешняя доступность электронных таблиц позволяет вести планирование или учет только с очень грубыми ошибками и допущениями.

Подсистемы «ИТАН: Бюджетирование» предлагает без изменения привычной гибкости электронных таблиц и матричного способа ввода данных (колонки и строки) организовать более качественное планирование, внедрив систему связанных показателей, бюджетных форм и бюджетной структуры, которая позволит создать единое рабочее информационное пространство и повысить эффективность управление компания, используя системный подход при финансовом управлении.

При всем этом также остается возможность оставить часть пользователей (например, удаленных) работать в MS Excel, но уже в формах, которые «навязаны» подсистемой «ИТАН: Бюджетирование», и не подлежат корректировке. После работы пользователей в MS Excel, их результаты работы загружаются в «ИТАН: Бюджетирование», и консолидируются с остальными бюджетами, позволяя работать со всем бюджетом предприятия.

Планирование от простых, натуральных показателей

Подсистема «ИТАН: Бюджетирования» не накладывает ограничений бюджетирования только по статьям бюджета (в отличие от решений конкурентов), и позволяет планирования от более естественных натуральных показателей, например, таких как: Объем продаж, Объем закупок, % рентабельности продаж и т.п. при формировании бюджета. При этом введенные натуральные показатели через систему нормативов, расценок и коэффициентов будут автоматически пересчитываться в производные финансовые бюджеты. Руководитель при этом получает более прозрачную систему управления: он видит, на какие показатели ему необходимо влиять для получения запланированного результата, и какие из них контролировать в оперативном режиме.

Однако если на начальном этапе (или для отдельных центров ответственности) требуется ручной ввод финансовых бюджетов, то подсистема «ИТАН: Бюджетирования» и этот режим работы поддерживает.

Автоматизация расчета любых производных бюджетов

Механизм связи показателей при формировании бюджета позволяет задавать любые арифметические формулы расчетов одних показателей на основании любых других, например:

• Расчет бюджета продаж исходя из данных прошлого периода с индексом, например 10%;
• Расчет прогнозных цен и плана продаж исходя из процента маржи на закупки;
• Расчет бюджета ФОТ исходя из норматива по окладам, количества сотрудников и схемы мотивации;
• Расчет налогового бюджета, исходя из прогнозируемых доходов и расходов и ставки налогов;
• Расчет бюджета себестоимости готовой продукции исходя из стоимости закупки сырья и прямых производственных затрат.

Многосценарное моделирование

Подсистема «ИТАН: Бюджетирование» построена по принципу матричного конструктора любых финансовых моделей, т.е. мы как пользователи-инженеры можем сами задавать любые планируемые показатели в абсолютно любых аналитических разрезах, с любыми правилами расчета при построении финансовой модели. Таким образом «ИТАН: Бюджетирование» позволяет:

• Проводить стратегическое и тактическое бизнес-планирование;
• Устанавливать и отслеживать ключевые показатели для центров ответственности (не только финансовые);
• Детализировать и делегировать бюджеты по всем уровням управления, применяя нормирование с увязкой по ключевым показателям.

Описание основных объектов подсистемы «ИТАН:Бюджетирование»

«Классификатор аналитик»

«Классификатор аналитик» служит для определения и настройки аналитических разрезов показателей бюджетирования, т.е. определяет в чем будет планирование. В качестве видов аналитики могут выступать такие классификаторы как: ЦФО, Проекты, Контрагенты, Виды номенклатуры, Бюджетные статьи и любые другие аналитики.

    

Также справочник «Классификатор аналитики» содержит конкретные значения аналитики для использования их при бюджетировании. Справочник классификаторов поддерживает возможность загрузки данных из Excel. В качестве базового справочника для каждого вида «Классификатора аналитики» можно выбрать любой справочник исходной конфигурации с поддержкой автоматической синхронизации элементов.

«Бюджетная модель»

В подсистеме «ИТАН: Бюджетирование» возможно одновременное применение нескольких моделей бюджетирования, например одна модель для торговой организации, другая — для строительной. Бюджетная модель — совокупность настроек подсистемы «Бюджетирования», описывающая модель планирования доходов и расходов, активов и обязательств компании. Бюджетные модели могут быть реализованы как и комплексные (натуральные и расчетные, финансовые бюджеты), так и универсальные (сразу формируется БДР и БДС). Для каждой бюджетной модели индивидуально настраивается:

• Используемые виды аналитики;
• Показатели бюджетирования;
• Виды бюджетных ордеров (бюджетных форм);
• Бюджетная структура;
• Проведение по бюджетному плану счетов.

      

Документ «Бюджет»

На каждый период бюджетирования оформляется документ «Бюджет», открывая тем самым очередной бюджетный процесс.

Документ «Бюджет» определяет структуру бюджетных ордеров. «Бюджет» имеет фиксированное количество документов, заданное в структуре бюджета при настройке.

    

Непосредственная работа пользователей с данными бюджетирования осуществляется при помощи документов «Бюджетный ордер». Документ «Бюджетный ордер» предназначен для подготовки бюджетных данных — таблиц бюджетных показателей в необходимых аналитических разрезах. Доступ к бюджетным ордерам выбранной бюджетной модели без применения регламента формирования бюджета осуществляется через специальный журнал, для которого задаются необходимые права доступа (по центрам ответственности или элементам бюджетной структуры), а при применении подсистемы «Регламента документов» — через специальное рабочее место «Визирование», используя маршруты согласования бюджетных ордеров.

Документ «Бюджетный ордер»

Бюджетные ордера - это документы, в которых выполняется заполнение бюджетных показателей и проведение по бюджетному плану счетов. Бюджетный ордер может содержать одну или несколько закладок с таблицами данных, каждая из которых содержит несколько бюджетных показателей. Можно использовать неограниченное количество бюджетных ордеров.

Примеры бюджетных ордеров:

• Бюджет продаж;
• Объем потребляемого сырья;
• Бюджет производства продукции;
• Бюджет закупок;
• Бюджет поступлений от продаж;
• Бюджет ФОТ;
• Бюджет движения денежных средств;
• И т.п.

     

Механизм бюджетных ордеров поддерживает:

• Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год - для обеспечения различных режимов планирования и учета (год по кварталам, квартал по месяцам и т. д.);
• Неограниченную иерархию показателей и статей бюджета - для обеспечения процессов агрегации и "сверления" информации при анализе структуры бюджета;
• Возможность учета значений показателей в разных валютах и натуральном измерении;
• Расшифровку показателей;
• Изменяемое расположение измерений (строка, колонка, ограничение) для удобного визуального заполнения бюджетов;
• Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос значений показателей с предыдущего планового периода с использованием коэффициентов и без них;
• Возможность вывода только фиксированных классификаторов аналитик;
• Расчет значений показателей на основании значений других показателей;
• Возможность загрузки данных по бюджетам из Excel;
• Возможность автоматизации работы с заполнением ячеек (копирование, автоматическое заполнение по формуле, с приростом и т.п.);
• Если ячейка имеет связи, и заполняется автоматически, то при расшифровке ячейки приводится формула и значения автоматического.

Отчетность по бюджетам

Бюджетная отчетность выполнена на мощном конструкторе финансовых отчетов, который позволяет без программирования, оперируя счетами, аналитикой и формулами настроить любые отчеты по бюджетам, например:

• План-фактный анализ продаж;
• План-фактный анализ затрат;
• Отчет по бюджету движения денежных средств;
• Отчет по бюджету доходов и расходов;
• Прогнозный баланс.

     

Также в систему «ИТАН:Управленческий баланс» включен набор стандартных отчетов по бюджетному плану счетов (оборотно-сальдовая ведомость, отчет по проводкам, карточка счета и т.п.), при помощи которых проводится всесторонний контроль и анализ, как плановых, фактических, так и план-фактных данных.

Финансовые инструменты, поддерживаемые подсистемой «ИТАН: Бюджетирование»:

• Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д. — реализуется при помощи механизма закрытия планового периода;
• Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета. Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов — все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов бюджетирования. Как правило, алгоритмы их расчета просты по своей сути, но их наличие в системе трудно переоценить, поскольку они предоставляют информацию о наиболее критических параметрах управления при анализе деятельности предприятия;
• Алгоритмы учета исполнения бюджета — так как подсистема «Бюджетирование» является составной частью системы «ИТАН: Управленческий баланс», она поддерживает мощную систему учета фактической деятельности на плане счетов по сценарию «Факт» и позволяет выводить отчеты вида «План-факт» контроля исполнения бюджета.

Дополнительные функции, поддерживаемые подсистемой «Бюджетирование»

1. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он основывается на технологии «клиент-сервер». Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД;
2. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. В подсистеме «ИТАН:Бюджетирование» реализуется тремя способами:
• использование терминального соединения или тонкого клиента;
• использование механизмов распределенной информационной базы;
• загрузка фактических данных и данных по бюджетам из Excel.
3. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом. Эти «маленькие радости» могут коренным образом изменить отношение пользователей к системе бюджетирования;
4. Утверждение показателей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения;
5. Примечания к бюджетному ордеру. Своеобразный протокол комментариев к бюджетному ордеру, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании его значения.
6. Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов бюджета. Как правило, достаточно наличие трех видов — «оптимистичный», «пессимистичный» и «оптимальный»;
7. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений показателей, отражающих различные сферы деятельности предприятия;
8. Типы пользователей и права доступа. Поскольку подсистема «Бюджетирование», как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы пользователей и их роли индивидуально настраиваются в системе;
9. Фиксация действий пользователей, а также событий по выполнению алгоритмов расчетов, передачи данных и других функций в системном журнале — характеризует подсистему «Бюджетирование» как достаточно развитую в плане безопасности данных.

Резюме

Подсистема «ИТАН: Бюджетирование» программно-методической системы «ИТАН: Управленческий баланс» является гибким инструментом построения и внедрения единой интегрированной системы долгосрочного планирования на предприятиях различного профиля деятельности и уровня сложности.

За счет наличия необходимых универсальных средств он позволяет ускорить процесс ввода системы в эксплуатацию, результатом чего может стать:

• Получение единой финансовой картины деятельности предприятия в плановом периоде;
• Создание системы согласованной работы подразделений, оценки их вклада в дело достижения требуемых значений финансовых показателей;
• Уменьшение рисков существования сложного предприятия на конкурентном рынке;
• Взвешенное финансовое планирование в части движения денежных средств для соответствующего обеспечения инвестиций, различных маркетинговых и иных акций в плановом периоде;
• Учет сезонных и иных подобных специфичных факторов;
• Получение оценочной себестоимости услуг/продукции с учетом косвенных затрат, неравномерно распределенных в плановом периоде и т.д.