Автоматизация казначейства предприятия на базе 1С

Внедрение бюджетирования в наше время трудно представить без осуществления комплексных работ, направленных на эффективную автоматизацию бизнес-процессов, связанных с управлением движением денежных средств – казначейством.

Бюджетирование – единая система, в задачи которой входит осуществление планирования, контроля и анализа движения финансовых средств и полученных результатов. Самым важным аспектом бюджетирования, по мнению экспертов и практиков, является финансовое планирование, представляющее собой фактически процесс управления формированием, распределением и использованием денежных ресурсов организации. Под бюджетом принято понимать конкретный финансовый план или же план деятельности компании на какой-либо период, выраженный в цифровой форме.

Необходимость специализированной системы  казначейства. Какие вопросы она способна решить?

• В первую очередь автоматизация казначейства позволит образовать общее информационное пространство, необходимое для хранения финансовых данных;
• Даст возможность эффективно автоматизировать процесс получения информации, в дальнейшем применяемой при составлении прогнозов движения финансовых средств от всех участников бюджетного процесса;
• Система казначейства позволит провести сравнение данных с ратифицированным бюджетом движения денежных потоков, который был сформирован автоматизированной системой бюджетирования;
• Упростит интеграцию с установленной ранее системой учета с целью выгрузки платежной документации и для загрузки информации о статусе платежа;
• Поможет создать платежный календарь, в котором будет использоваться и т.н. «скользящий» режим, облегчить процесс его согласования и утверждения на конкретный период с закреплением лимитов используемых при проведении платежей средств;
• Поможет автоматизировать процессы сбора и согласования заявок на совершение платежей с возможностью автопроверки того, доступен ли заложенный в бюджете денежный лимит;
• Автоматизировать создание платежных документов на основе утвержденного руководством реестра;
• Система казначейства поможет сформировать реестр платежей на основе согласованных заявок в разрезе валют, расчетных счетов, контрагентов и остальных аналитик;
• Позволит всем авторизованным участникам получать данные о статусе платежной заявки.

Автоматизация бюджетирования и казначейства – это:

• Предназначенная для промышленной эксплуатации система управления ДДС;
• Документация, подробно описывающая системные настройки;
• Обученные и умеющие работать в системе сотрудники организации.

Виды работ, осуществляемых в процессе проведения автоматизации казначейства:

• Сбор и обработка требований заинтересованных лиц к будущему набору функций автоматизированной системы казначейства;
• Внесение оптимальных изменений в управление денежными потоками, чтобы максимально его оптимизировать и подготовить к автоматизации;
• Определение самых подходящих настроек программного обеспечения в соответствии с требованиями пользователей;
• Полная настройка автоматизированной системы;
• Проведение обучения будущих пользователей.

Автоматизация «1С:Казначейства» является процессом построения информационной системы, необходимой для выполнения следующих задач современного предприятия:

• Планирование, управление и контроль финансов в разных временных промежутках, также работает в разрезах разных источников доходов;
• Регулирует снижение финансовых рисков путем эффективного отслеживания всех финансовых потоков и прозрачности совершаемых операций;
• Обеспечивает повышение доходности путем верного распределения денежных потоков;
• Влияет на уменьшение операционных расходов;
• Регулирует снижение затрат на подготовку отчетной документации, включая временные затраты и зарплатные расходы на персонал – их Казначейство в «1С:ERP» также контролирует.

Главные и дополнительные функции «1С:Казначейства»

• Главные функции программы - база для выполнения основных хозяйственных операций, без которых организация не может работать;
• Дополнительные функции - включают планирование, управление и контроль над движением финансовых потоков компании в целом.

Главные функции включают:

• Произведение обработки приходов и расходов денег;
• Выполнение разнесения и выверки выписок из банка;
• Внедрение «1С:Казначейства», позволяющее вести мониторинг остатков финансов;
• Произведение отражения бизнес-операций в учете;
• Программа реализует валютный и кредитный контроль;
• Осуществление распределение денег по счетам;
• Ведение контролирование дебиторской задолженности.

Дополнительные функции включают:

• Произведение администрирования счетов;
• Осуществление контроля над целевым использованием финансов;
• Выполнение прогнозирования ДДС;
• Размещение свободных финансовых средств;
• Осуществление управления оборотным капиталом и ликвидностью;
• Централизация выполнения казначейских задач;
• Создание отчетов по ключевым показателям.

Базовая модель «1С:Казначейства»

• В блок планирования входят договоры с контрагентами, кредитов и депозитов, лизинга, между организациями. Это относится к БДДС - бюджету движения денежных средств и БДР - бюджету доходов и расходов и осуществляется по всему бюджету;
• В блок управления и контроля включают заявки на расходование денежных средств и платежный календарь;
• К блоку исполнения платежей относят исходящие и входящие платежи, АРМ для сверки, также к 1С комплексная автоматизация Казначейство относят разнесения банковских выписок.

Инструменты управления в Казначействе

• Контроль и планирование - ведение ведомости по ДС, план-факт выполнения бюджета движения денежных средств, лимитирование расходов, исполнение контрактов и смет, контроль дебиторской задолженности, денежных операций и реестра платежей;
• Банковские операции - составление графика начислений и оплат, сверка выписок и расчетов, формирование реестра договоров, обороты по депозитам и кредитам, план-фактный анализ оплат и начислений - существенно экономит время на данные задачи.

Ведущие концепции автоматизации бюджетирования и казначейства в организации

• Применение интегрированных модулей информационных корпоративных ERP-систем. Используется, если установленная система бюджетного управления является составной частью используемой системы управления и учета. Подобная система бюджетирования называется транзакционной, так как она регистрирует хозяйственные операции и их интерпретации на основе управленческого плана счетов. Поэтому в такой системе наиболее эффективно происходит решение задач управленческого учета;
• Эксплуатация специализированных систем. Эта концепция берется на вооружение, когда необходимо свести воедино все данные, имеющиеся в разных системах и на различных платформах. В этом случае специализированные системы работают с агрегированными учетными данными и с моделью построения бюджетов, применяющей табличный принцип построения данных. Поэтому они наиболее удобны при разработке планов и проведении их дальнейшего анализа.

Обе эти концепции могут быть успешно внедрены на современном предприятии. Вариант проведения автоматизации бюджетного управления необходимо выбирать в зависимости от бизнес-целей той или иной компании.

Первая из представленных концепций больше подойдет для однородных предприятий, а вторая – для диверсифицированных. То есть первая концепция более удобна для учета, вторая – для осуществления планирования и анализа.

Этапы внедрения автоматизации «Казначейства на 1С»

• Проверка диагностики финансово-экономической модели предприятия, проверка работа казначейской функции, выявить риски бизнес-процессов и найти способы их снижения. С помощью 1С Казначейство оценить необходимость инвестиций во внедрение новой системы автоматизации казначейства;
• Необходимо создать проект и план автоматизации, спроектировать систему электронного документооборота и бизнес-процессы, разработать и унифицировать НСИ, финансовую,налоговую и управленческую отчетность, а также требования к автоматизированной системе;                      
• В рамках реализации проекта «1С:Казначейство» внедряются спроектированные процедуры и контрольные меры, вводится электронный документооборот и новая финансовая отчетность. После настройки системы  проводится обучение пользователей, контроль качества и централизация казначейских функций и банковского обслуживания;
• Работа в системе «1С: Казначейство» включает в себя разработку инструкций для пользователей, обучение на их основе, сопровождение и техническую поддержку внедренной автоматизированной системы, анализ ее  функциональности и надежности, устранение недостатков и внесение изменений в инструкции для бесперебойной работы программы.

Преимущества «1С:Автоматизации Казначейства» для крупного бизнеса:

• Управление ликвидностью - в данном случае Казначейство предприятия включает в себя прогнозирование ДДС, оптимизация оборотного капитала;
• Оптимизация операций с валютой - подразумеваются расчеты позиций и снижение потерь на разнице курсов;
• Управление финансовыми рисками - Казначейство и бюджетирование в 1С в достаточном объеме обеспечит контролирование валютных, кредитных, процентных и других рисков;
• Кеш-пулинг -  предприятия на базе 1С обеспечивает минимизацию остатков средств путем использования выручки день в день, уменьшение необходимости кредитов;
• Проведение сделок хеджирования - страхование от негативного изменения цен на рынке и процентных ставок путем применения специальных инструментов;
• Осуществление других внешнеэкономических операций - «1С:Управление Казначейством» поддерживает выпуск облигаций и акций, проведение сделок слияния и поглощения, взаимодействие с инвесторами, банками и партнерами.

Выгоды автоматизации «1С:Казначейства» для среднего и малого бизнеса:

• Программа 1С после внедрения позволяет предупреждать мошеннические операции, визируя заявки на оплату и контролируя безопасность платежей. Это исключает ошибки, возникающие из-за человеческого фактора, и уменьшает трудозатраты. Казначейство в 1С также минимизирует несанкционированный доступ к финансам и корректировке отчетностей без ведома финансового отдела или  руководства предприятия;
• Контроль дебиторской задолженности - путем реструктуризация существующей и предупреждения появления новой Казначейство в «1С:ERP» позволит эффективно отслеживать движение потоков задолженности, а также «1С:Бухгалтерия» может влиять на предотвращение образования безнадежной дебиторской задолженности;
• Ликвидация кассовых разрывов – Казначейство в 1С 8.3 обеспечивает предотвращение обусловленных несинхронным с датами оплаты расходов поступлением денежных средств ситуаций, которые чреваты для организации штрафными санкциями и срывом договоров с контрагентами;
• Казначейство в 1С обеспечивает централизацию казначейских функций - взаимодействие с банковскими организациями в плане проведения платежей, минимизация финансовых рисков и управление ликвидностью с целью избежать образования дебиторской задолженности;
• Казначейство в программе 1С и бюджетирование обеспечивают формирование платежного календаря, ведомости по денежным средствам для аналитики деятельности и принятия решений.
• Автоматизация Казначейства на базе 1С также позволяет планировать расходные операции и эффективно отслеживать соотношение дебета с кредитом.

Автоматизация казначейства и бюджетирования от «ИТАН»

• Казначейство и бюджетирование 1С используется для эффективной оптимизации финансовых бизнес-процессов;
• Более быстрого принятия стратегически определяющих дальнейшее развитие компании решений;
• Автоматизация казначейства нужна для снижения затрат на избыточные ресурсы;
• Обеспечения централизованного, но строго разграниченного доступа к финансовой информации;
• В 1С казначейство и бюджетирование применяется для улучшения взаимодействия персонала на всех этапах решения поставленных перед ним задач.

• Проведение автоматизации формирования бюджета движения денежных средств;
• Автоматизацию функций казначейства, финансового учета и создание сводной управленческой отчетности (балансов);
• Осуществление автоматизации бюджетирования казначейства (которое включает в себя реализацию заявочного процесса, создание платежного календаря и др.);
• Реализацию автоматизации бюджетного документооборота (в которую входят процессы визирования заявок, контроля над исполнением бюджета и согласования договоров в электронном виде).

Работа с финансами требует особого внимания и осторожности, ведь от них зависит не только доходность, но и сама возможность существования компании на рынке, а значит, и работа, и благосостояние большого количества людей и их семей. Подавляющее число сотрудников финансовых подразделений ответственно относятся к выполнению своих служебных обязанностей, но никто из них не застрахован от совершения ошибок по, казалось бы, совсем незначительным причинам.

В наши дни, когда современные технологии стали неотъемлемым условием комфортной жизни, сложно представить себе процветающее предприятие, полностью игнорирующее возможность автоматизации процессов казначейства и прочих бизнес-процессов, затрагивающих казначейство и бюджетирование. Автоматизация не только снижает риск ошибок и повышает эффективность работы сотрудников. Она в значительной степени экономит рабочие часы персонала, освобождая их от выполнения большинства рутинных задач, позволяя заниматься более важными проблемами, что предприятию приносит существенное снижение расходов.

При внедрении управленческого учета при помощи «1С:Казначейство» и бюджетирование топ-менеджеры предприятия получают преимущество строгого контроля над движением финансовых потоков с возможностью оперативного вмешательства.

Главная цель — предотвращение наступления рисков и корректировка существующего положения. Да и важные решения на основе точных данных выносить намного проще и спокойнее.

• Более простой постоянный контроль над выполнением бюджетов;
• Экономия рабочего времени сотрудников при обработке финансовых документов;
• Уменьшение объема расходов на оплату труда избыточного персонала;
• Снижение числа возможных ошибок при работе с финансами, являющихся следствием влияния человеческого фактора;
• Также автоматизация бюджетного процесса и функционирование системы бюджетного управления – это более быстрое достижение стратегически значимых целей компании.

В результате автоматизации казначейства и бюджетирования 1С с подсистемой от «ИТАН» предприятие получает достоверную и быстро формируемую план-фактную отчетность, представленную в наглядной форме модель компании в определенном периоде, четкое управление денежными средствами по всем направлениям деятельности и реализацию важных стратегических задач.

Рекомендуем:

Скачать презентации

Получить доступ к демо-версии

Что вы получаете в результате автоматизации с ИТАН