1. Создание контрагента в справочнике 1С:Бухгалтерия (возможны другие конфигурации, далее 1С);
2. Создание договора в ИТАН: Управленческий баланс (Далее «ИТАН»):
2.1. Новый – основная часть договора;
2.2. Дополнительное соглашение, приложение, смета и т.д. – доп. часть договора.
3. Создание на основание входящего Счета от поставщика > документа ИТАН «Заявка на платеж», с последующим согласованием и запуском в оплату через Реестр платежей;
4. Создание на основание входящего Акта (УПД, Накладной) > документа ИТАН Заявка па поставку > «Поступление (акт накладная)», с заполнением реквизитов и аналитик управленческого учета.
Подсистема ИТАН включает в себя функциональные блоки для выполнения операций получения электронных документов из портала ЭДО Диадок для последующего согласования сотрудниками компании. Настройка согласования документов выполняется с использованием функционала ИТАН «Регламент документов».
Обращение к платформе ЭДО для получения документов выполняется по API интерфейсу, разработанному провайдером СКБ Контур (Диадок).
Описание API доступно по ссылке https://diadoc-sdk.readthedocs.io.
В системе предусмотрено три этапа выполнения обработки получаемых документов:
1. Загрузка документа в виде карточки ДО (документооборота), рассылка уведомлений на e-mail о поступлении новых документов.
2. Проведение согласования и утверждения нового полученного документа, подписание согласованного документа ЭЦП.
3. Перенос утвержденного документа из модуля обработки входящих документов в «1С:Бухгалтерия + ИТАН». Документ должен быть создан и заполнен автоматически.
Подсистема ИТАН в автоматическом режиме выполняет периодическую проверку поступления новых документов от контрагентов на платформе ЭДО. Данные новых необработанных документов будут загружены в ИТАН в виде карточек ДО.
В подсистеме ИТАН обрабатываются следующие виды документов:
При согласовании документа на каждом этапе маршрута для каждой роли должны быть указаны действия, доступные сотруднику: согласовать, отклонить, вернуть на доработку, подписать, отказать в подписании. Все действия фиксируются и доступны для просмотра участникам согласования. Этапы согласования документа последовательны: одобрение следующим пользователем происходит только после согласования с предыдущим.
Если документ подразумевает подписание УКЭП, то подписанный документ передается на платформу ЭДО. В подсистеме ИТАН сохраняется первичный документ и файлы подписей к нему. Для контроля исполнения согласования документа предусмотрена возможность отслеживания этапов этого процесса.
Для контроля за своевременностью прохождения каждого этапа согласования в маршрутах в настройках подсистемы предусмотрена возможность указывать временные параметры для каждого этапа. В случае превышения времени, отведенного на прохождение этапа согласования, автоматически выполняется рассылку уведомлений ответственным за процесс сотрудникам.
После завершения согласования и утверждения документа в подсистеме предусмотрен функционал автоматического формирования и заполнения соответствующего электронного документа в 1С ИТАН.
Пользователи имеют возможность непосредственно из 1С выполнять следующие действия:
Из полученных данных Диадок можно сформировать следующие документы 1С:
ДОГОВОР - будут созданы два документа 1С ИТАН «Договор (УБИ)» и «Часть договора (УБИ)» с типом «Основная часть».
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ - будет создан документ 1С ИТАН «Часть договора (УБИ)» с типом «Дополнительная часть».
СЧЁТ НА ОПЛАТУ - будет создан документ 1С ИТАН «Заявка на платёж».
АКТ/НАКЛАДНАЯ - будет создан документ 1С ИТАН «Заявка на поставку по договору». С последующим автоматически создаваемом документов «Поступление (акт/накладная/УПД) в 1С:Бухгалтерия.
СЧЕТ - ФАКТУРА - Документ 1С ИТАН не создаётся, но Счет-фактура прикрепляется к ранее созданному документу 1С ИТАН «Заявка на поставку по договору», в карточке которого прописываются реквизиты - Номер и Дата Счета-фактуры
Подписание документов, полученных из системы Диадок выполняется при визировании на маршруте его согласования. Для таких документов настроены специальные маршруты, в которых одним из этапов визирования включена стадия подписания руководителем с ЭЦП.
При установке на этом этапе состояния согласования «Согласован», при выполнении команды «Ок» откроется форма подписания документа.
Пользователь должен выполнить команду «Подписать» и дождаться завершения выполнения процедуры подписания. Время ожидания зависит от скорости работы сервера Диадок.
Таким образом система ИТАН позволяет автоматизировать получение из Диадок, создание, согласование, бюджетный и договорной контроль, подписание и отправку электронных документов обратно в Диадок.
